Programmasecretaris - Den Haag

Programmasecretaris

Deze vacature in Den Haag is niet meer beschikbaar.

Als programmasecretaris ben jij onmisbaar voor de programmamanagers.

Jij bent elke dag bezig met het ondersteunen van de programmamanagers bij allerhande werkzaamheden zoals: Organiseren events, begeleiden/ adviseren communicatie- en veranderstrategie, agendabeheer, maken rapportages, verslagen maken, stakeholdermanagement en documentbeheer.

Jij vormt de verbindende schakel tussen mensen en projecten!

Wat ga je doen?

Als programmasecretaris ben jij voor het grootste deel verantwoordelijk voor:

  • Het organiseren van events waarbij door de programmasecretaris ook een inhoudelijke bijdrage geleverd wordt (werksessies, workshops, etc.);

  • Begeleiden en inhoudelijke advisering over de communicatie(strategie) en te ontwikkelen implementatieplan;

  • Ontsluiten van kennis t.b.v. de organisatie (niet de ontsluiting van de kennis t.b.v. het project);

  • Inhoudelijk adviseren over de te volgen veranderstrategie en implementatie;

  • Als programmasecretaris heb je een actieve rol in het stakeholdermanagement waaronder het bijhouden van de ontwikkeling die stakeholders doormaken tijdens de uitvoering van het programma en adviseren over hoe stakeholders ingezet kunnen worden t.b.v. het programma;

  • Belangrijke rol in het risicomanagement waaronder het bijhouden en actualiseren van de risico´s en maatregelen.

Verder ben je ook verantwoordelijk voor:

  • Organisatie en administratieve voorbereiding van het programmateamoverleg;

  • Verantwoordelijk voor stukkenstroom, verslaglegging van inhoudelijke sessies, bijhouden van actie en besluitenlijsten en follow up, opstellen programma rapportage, versturen van vergaderverzoeken/afspraken, plannen, opzet jaar vergaderplanning en administratief voorbereiden van de stuurgroep overleggen;

  • Organisatorische, logistieke en inhoudelijke ondersteuning en algemeen advies geven aan programmamanagement;

  • Als programmasecretaris vorm jij de verbindende schakel tussen mensen en projecten;

  • Op orde houden van documentatie op Sharepoint;

  • Ondersteuning en advisering omtrent programma budget;

  • Bijhouden van integrale planning, organogram en accountverdeling, zorgdragen voor (in)formele berichtgeving/informatieverstrekking binnen het cluster.

Quote

Nieuwe problemen, vragen nieuwe oplossingen

Functie-eisen vacature Programmasecretaris - Den Haag

Onze opdrachtgever vraagt recente consultancy ervaring bij ICT projecten in of met de publieke sector.

Je hebt:

  • minimaal een HBO-opleidingsniveau;
  • ervaring met programma’s en het werken binnen een programmabureau;
  • ervaring met het verbinden van “business” en ICT.
  • ervaring in een interne en/of externe organisatieadviesrol, liefst bij de overheid;
  • beschikt over organisatiesensitiviteit, hebt een helikopterview en bent sensitief;
  • Ruime ervaring met programma- en projectondersteuning vanaf de (pre)-initiatiefase t/m in beheer name;
  • Ervaring met ondersteunen van programmamanagers over de opzet, inrichting en uitvoering van de administratie binnen het programma.

Bezit jij ook de volgende kwaliteiten?

  • Je bent een stevige gesprekspartner en weet daarbij als geen ander verbinding te maken op alle niveaus door de hele organisatie;
  • Je krijgt mensen in beweging;
  • Je hebt een can/do mentaliteit.

Opleiding/certificaat:

  • Kennis van en meerjarige ervaring met methoden/technieken/standaarden voor projectmanagement zoals MSP, PRINCE2, Agile;
  • Je hebt ruime ervaring met Webex en Microsoft Office pakketten;
  • Je hebt ervaring met het verbinden van “business” en ICT.

Dit hebben we je te bieden:

  • je gaat aan de slag als programmasecretaris bij het ministerie.
  • een functie voor 36 uur per week;
  • start 1 juli 2020;
  • een functie voor de duur van 1 jaar, met optie tot verlenging.

Competenties

  • Communicatief sterk in woord en geschrift;
  • Analytische vaardigheden;
  • Sterke schriftelijke(visualisatie) en mondelingen communicatieve vaardigheden;
  • Organisatie vaardigheden;
  • Flexibel en probleemoplossend;
  • Zelfstandige teamspeler;
  • Resultaatgericht;
  • Politiek-bestuurlijk sensitief.

Meer weten of direct solliciteren?

Word je enthousiast van deze vacature Programmasecretaris?
Aarzel dan niet en reageer direct op deze vacature via onze website.

Heb je na het lezen van de omschrijving toch nog vragen? Je kunt ons per mail bereiken: info@pureassistants.nl

Het Pure Personality Assessment zal onderdeel uitmaken van de sollicitatieprocedure.

Gegevens

Locatie

Den Haag

Publicatiedatum

11.06.2020

Contactpersoon

Pure Assistants
van denken naar voelen
van moeten naar plezier
van hardheid naar zachtheid
Pure Assistants Head-Office
PureAssistants
Kruisweg 70
2011 LG, Haarlem
The Netherlands

T 023 2052139
E info@pureassistants.nl
W www.pureassistants.nl
Scroll naar bovenzijde