Freelance Management Assistant

Jij brengt als freelance Management Asssistant rust in de storm

Stel je voor: een organisatie die volop in beweging is. Er wordt gereorganiseerd, processen worden verder geprofessionaliseerd en er verandert het nodige in de aansturing. Klinkt spannend? Dat is het ook. En daar komen wij bij jou.

Want juist in deze dynamiek zoeken we een Medior Management Assistant die niet wegloopt voor verandering, maar er juist
Want juist in deze dynamiek zoeken we een Management Assistant die niet wegloopt voor chaos, maar er juist structuur, overzicht en rust in weet te brengen. Jij bent degene die het management ontzorgt, agenda's als een puzzelmeester weet te schikken en tegelijkertijd niet bang bent om af en toe een kritische spiegel voor te houden. Kortom: een organisatorisch talent mét ruggengraat.

Wat ga je doen?

Je komt terecht in een secretariaat dat elke werkdag bemand is, en ondersteunt het managementteam op alle vlakken. Denk aan:

• Agendabeheer van de MT-leden en het coördineren en plannen van overleggen
• Bewaken van prioriteiten, deadlines en de voortgang van actiepunten
• Zelfstandig afhandelen van correspondentie
• Voorbereiden én notuleren van MT-overleggen, inclusief actie- en besluitenlijsten
• Verzorgen van verslaglegging van management- en directieoverleggen
• Signaleren van knelpunten en structuur aanbrengen in werkprocessen
• Coördineren van administratieve zaken rondom het management
• Actief meedenken over de professionalisering van de managementondersteuning en proactief adviseren over efficiëntere werkwijzen

Kortom: jij bent de spin in het web die ervoor zorgt dat de organisatie, ondanks alle verandering, gewoon blijft draaien.

Quote

"Wat nodig is, is een beker kennis, een vat vol liefde en een oceaan van geduld"

Over jou op deze rol

Je hebt al een aantal jaren ervaring als Management Assistant of Executive Assistant, bij voorkeur binnen een publieke of kennisorganisatie. Verandering vind je geen probleem. Sterker nog, jij bloeit juist op als het schakelen is. Je stelt zelfstandig prioriteiten, bent organisatiesensitief en staat stevig in je schoenen. Tactvol feedback geven aan managementleden? Voor jou geen enkel punt.

Verder herken je jezelf in:

• Snel nieuwe werkzaamheden eigen maken
• Uitstekende communicatieve vaardigheden
• Nauwkeurig en gestructureerd werken
• Moeiteloos schakelen tussen operationeel en tactisch niveau
• Ervaring met complexe agenda's, MT-ondersteuning en notuleren op directieniveau
• Goede kennis van Microsoft 365 (Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint)
• Ervaring binnen een veranderorganisatie is een mooie pré

En persoonlijk ben je: proactief, zelfstandig, discreet, professioneel, flexibel, stressbestendig, oplossingsgericht, verbindend en servicegericht.

Wat bieden wij jou?

• Een tijdelijke opdracht van circa 3 tot 5 maanden, met een reële kans op verlenging of een vaste invulling
• 24 uur per week
• Een marktconform uurtarief, in overleg te bepalen
• Werkplek in de regio Den Haag, waar je zoveel mogelijk op kantoor werkt binnen een team van zo'n 15 collega's
• Een zorgvuldige overdracht door de vertrekkende management assistant
• Een organisatie middenin een boeiend veranderproces, waar jij écht het verschil maakt
• Startdatum liefs zo spoedig mogelijk

Competenties

• Organisatiesensitiviteit
• Structuur
• Stressbestendigheid

Meer weten of direct solliciteren?

Word je enthousiast van deze vacature Freelance Management Assistant?
Aarzel dan niet en reageer direct op deze vacature via onze website.
Graag lezen wij in jouw korte motivatie de reden waarom jij goed in deze veelzijdige rol past. We zien graag je persoonlijkheid en communicatiestijl terug in deze motivatie!

Heb je na het lezen van de omschrijving toch nog vragen? Je kunt ons per mail bereiken: info@pureassistants.nl

Het Pure Personality Assessment zal onderdeel uitmaken van de sollicitatieprocedure.