Personal Assistant vacatures
Leuke vaste rol in Amsterdam!
Voor een grote, maatschappelijk betrokken organisatie in Amsterdam zoeken wij een ervaren Personal Assistant die een bestuurder ondersteunt en tegelijkertijd onderdeel wordt van een klein en zeer ervaren secretariaat. Een omgeving waar veel gebeurt, belangen soms door elkaar lopen en jij degene bent die snel ziet: dit moet nu, dit kan straks en dit hoeft misschien helemaal niet op het bureau van de bestuurder terecht te komen.
Je krijgt veel verantwoordelijkheid en vertrouwen. Je bent zelfstandig, houdt overzicht wanneer de dag anders loopt dan gepland en voelt regelmatig wanneer je moet versnellen, afstemmen of juist even niets moet doen.
Geen rol voor iemand die graag op instructies wacht. Wel voor een PA die plezier krijgt van dynamiek, complexe agenda's en het organiseren van rust in een omgeving waar behoorlijk wat tegelijk gebeurt.
Jij bent volledig verantwoordelijk voor de ondersteuning van de bestuurder. Agenda, inbox, afspraken, onverwachte verzoeken: jij zorgt ervoor dat alles logisch samenkomt.
Daarnaast werk je nauw samen met je collega's binnen het secretariaat. Jullie hebben ieder je eigen aandachtsgebied, maar kijken ook met elkaar mee. Daardoor weet je wat er speelt en kun je gemakkelijk voor elkaar inspringen.
Concreet ga je onder andere:
de complexe agenda van de bestuurder beheren en voortdurend prioriteiten afwegen
de inbox beheren, berichten beoordelen en waar mogelijk zelfstandig afhandelen of uitzetten
afspraken en overleggen organiseren en zorgen dat de bestuurder goed voorbereid is
binnenkomende verzoeken beoordelen: wat is urgent, wat kan wachten en waar is een vriendelijk ‘nee’ het beste antwoord?
vooruitdenken en verbanden leggen tussen afspraken, personen en onderwerpen
samenwerken met de andere PA's en zorgen voor een goede overdracht
rust en structuur brengen op momenten waarop de planning ineens compleet verandert
Je hoeft daarbij niet overal bovenop te zitten. Juist het vermogen om snel te begrijpen wat er nodig is, en daarna gewoon te regelen dat het gebeurt, maakt je hier succesvol. De werkzaamheden vragen iemand die stevig en zelfstandig opereert en tegelijkertijd tactvol blijft in een bestuurlijke omgeving.
“Jij houdt het hoofd koel, de agenda scherp en bent de bestuurder een stap voor.”
Je hebt ruime ervaring als Personal Assistant, Executive Assistant of Management Assistant op directie- of bestuursniveau. Daardoor weet je inmiddels dat een agenda zelden ‘alleen een agenda’ is. Achter iedere afspraak zitten belangen, prioriteiten en mensen, en jij kunt die goed tegen elkaar afwegen.
Je bent nuchter, praktisch en duidelijk in je communicatie. Je houdt van samenwerken, maar hebt weinig sturing nodig om je werk goed te doen.
Daarnaast:
heb je ruime ervaring met ondersteuning op senior niveau
houd je ook bij hoge werkdruk overzicht
ben je sterk in prioriteren en vooruitdenken
heb je gevoel voor bestuurlijke verhoudingen
communiceer je makkelijk met mensen op verschillende niveaus
werk je zelfstandig, maar stem je vanzelfsprekend af met collega's
zorg je voor een heldere overdracht en goede vastlegging
is ervaring binnen een grote, complexe of bestuurlijk ingerichte organisatie een mooie pré.
En misschien wel het belangrijkste: je bent iemand op wie mensen kunnen bouwen. Geen grote woorden, wel weten wat je doet. De briefing benadrukt juist die combinatie van zelfstandigheid, tact, bestuurlijke sensitiviteit en goed samenwerken
Een mooie vaste PA-positie binnen een professionele organisatie met maatschappelijke betekenis. Je komt terecht in een klein secretariaat met ervaren collega's die weten wat aanpakken is en graag prettig en praktisch samenwerken.
Daarnaast bieden we:
een functie voor 28 - 32 uur per week (maar 38 mag ook)
een vaste positie
werken in Amsterdam
maandag en vrijdag als belangrijke werkdagen, de overige werkdagen worden in overleg afgestemd
voornamelijk werken op locatie, met incidenteel ruimte om thuis te werken
een rol met veel zelfstandigheid, verantwoordelijkheid en directe betrokkenheid bij het bestuur
een organisatie waarin geen dag helemaal hetzelfde hoeft te lopen
De organisatie zoekt iemand die op korte termijn kan starten.
Bestuurlijke sensitiviteit
Prioriteiten stellen
Zelfstandigheid
Word je enthousiast van deze vacature Personal Assistant?
Aarzel dan niet en reageer direct op deze vacature via onze website.
Graag lezen wij in jouw korte motivatie de reden waarom jij goed in deze veelzijdige rol past. We zien graag je persoonlijkheid en communicatiestijl terug in deze motivatie!
Heb je na het lezen van de omschrijving toch nog vragen? Je kunt ons per mail bereiken: info@pureassistants.nl
Het Pure Personality Assessment zal onderdeel uitmaken van de sollicitatieprocedure.
