Managementassistent Directie

Jij ziet geen volle agenda, maar een leuke puzzel

Sommige mensen zien een complexe agenda vol verschuivingen, last-minute wijzigingen en verschillende belangen. Jij ziet vooral een interessante puzzel. Je houdt ervan om overzicht te creëren, verbanden te leggen en ervoor te zorgen dat alles op het juiste moment samenkomt.

Voor het Allard Pierson in Amsterdam zoeken wij een ervaren managementassistent die de directie ondersteunt in een dynamische en veelzijdige omgeving. Agendabeheer speelt een belangrijke rol binnen deze functie: je vindt het leuk om te puzzelen met afspraken, prioriteiten en beschikbaarheden, zodat de directie optimaal kan functioneren. Daarnaast ondersteun je bij uiteenlopende organisatorische en coördinerende werkzaamheden en ben je een belangrijke schakel binnen de organisatie.

Je komt terecht in een omgeving waar cultuur, erfgoed, onderzoek en maatschappelijke relevantie samenkomen. Een veelzijdige functie voor een professional die zelfstandig werkt, vooruitdenkt en energie krijgt van het creëren van rust en overzicht in een organisatie die continu in beweging is.

Wat ga je doen?

Het Allard Pierson bevindt zich in een fase waarin processen verder worden geprofessionaliseerd en samenwerking steeds efficiënter wordt ingericht. Als managementassistent speel je hierin een belangrijke ondersteunende rol.

Je werkt nauw samen met de directie, de bestuurssecretaris, twee frontoffice medewerkers en een facilitair manager. Binnen dit team neem je zelfstandig verantwoordelijkheid voor jouw werkzaamheden en weet je goed wanneer afstemming nodig is.

Je houdt je onder andere bezig met:

• Het beheren van complexe agenda’s van de directie en het bewaken van prioriteiten en deadlines;

• Het organiseren, voorbereiden en coördineren van vergaderingen;

• Het opstellen van agenda’s, verzamelen van stukken, notuleren en bewaken van actiepunten;

• Het ondersteunen bij HR-gerelateerde werkzaamheden, zoals sollicitatieprocedures, personeelsdossiers en gesprekscycli;

• Het signaleren van knelpunten en bijdragen aan het verbeteren van processen en werkwijzen;

• Het beheren en structureren van documentatie en administratieve processen;

• Het ontvangen van bezoekers en ondersteunen bij bijeenkomsten en interne activiteiten;

• Het bieden van praktische ondersteuning waar nodig binnen de organisatie.

Quote

"Wat nodig is, is een beker kennis, een vat vol liefde en een oceaan van geduld"

Over jou op deze rol

Je bent een ervaren managementassistent die gewend is te werken in een dynamische omgeving met verschillende belangen en prioriteiten. Je weet hoofd- van bijzaken te onderscheiden, werkt zorgvuldig en behoudt overzicht, ook wanneer er veel tegelijk speelt.

Daarnaast breng je mee:

• Minimaal mbo+ werk- en denkniveau;

• Ongeveer 5 jaar werkervaring in een vergelijkbare functie;

• Ervaring met complexe agendabeheer- en vergaderprocessen;

• Een proactieve en zelfstandige werkhouding;

• Organisatiesensitiviteit en gevoel voor bestuurlijke verhoudingen;

• Discretie, integriteit en betrouwbaarheid;

• Uitstekende communicatieve vaardigheden;

• Affiniteit met de culturele, academische of publieke sector is een pré.

Wat bieden wij jou?

Je treedt in dienst voor 32 tot 38 uur per week op basis van een tijdelijk contract voor de duur van één jaar, met de intentie om dit bij wederzijdse tevredenheid om te zetten naar een vast dienstverband.

Daarnaast kun je rekenen op:

• Een salaris tussen €3.217 en €4.720 bruto per maand (bij 40 uur) (maar het Allard Pierson kent een fulltime werkweek van 38 uur);

• 8% vakantiegeld;

• 8,3% eindejaarsuitkering;

• Een aantrekkelijke verlofregeling;

• Een goede pensioenregeling;

• Ruime mogelijkheden voor opleiding en professionele ontwikkeling;

• Hybride werken in overleg;

• Een goed bereikbare werkplek in hartje Amsterdam (vlak bij metrohalte Rokin!)

Competenties

• Flexibiliteit
• Verbinding
• Proactiviteit
• Nuchterheid
• Relativeringsvermogen

Meer weten of direct solliciteren?

Word je enthousiast van deze vacature Managementassistent Directie?
Aarzel dan niet en reageer direct op deze vacature via onze website.
Graag lezen wij in jouw korte motivatie de reden waarom jij goed in deze veelzijdige rol past. We zien graag je persoonlijkheid en communicatiestijl terug in deze motivatie!

Heb je na het lezen van de omschrijving toch nog vragen? Je kunt ons per mail bereiken: info@pureassistants.nl

Het Pure Personality Assessment zal onderdeel uitmaken van de sollicitatieprocedure.