Office Manager

Vacature Office Manager

We zijn op zoek naar een zeer bijzondere Office Manager. Los van profi-skills waarover alle fijne Office Managers beschikken, is deze opdrachtgever vooral op zoek naar iemand met een snel-lerend vermogen, iemand die in administratie en inschattingen geen fouten maakt en iemand die met een hoge mate van integriteit bergen werk kan verzetten. Dit alles met een persoonlijke touch en aandacht voor het geheel.

De werkgever is een organisatie die zich bezighoudt met financieel beheer. Het bedrijf kan zelfs getypeerd worden als familiebedrijf, omdat alle activiteiten voor deze familie worden uitgevoerd.

Dit is echt een functie die niet vaak voorbij komt! Binnen de door jou aangebrachte structuur heb je alle vrijheid om je functie uit te voeren. Van jou wordt verwacht dat je naast dat je compleet zelfstandig kunt werken ook aansluiting zoekt en vindt bij de andere specialisaties op kantoor. Als Office Manager heb je een onwijs oog voor detail en begrijp je letterlijk wat iedereen doet en waarom dat (zo) wordt gedaan. Jij bent het baken van rust en vertrouwen waardoor dit kleine kantoor subliem op elkaar afgestemd de werkzaamheden kan verrichten.

Er wordt hard gewerkt (veel met de eigen specialisatie bezig), maar de sfeer is open; de cultuur is directief.

Ben jij de specialistische Office Manager die we zoeken? Werk jij hard, kun jij de ogen en oren van dit kantoor zijn en ben je volledig thuis in een rustig, klein team? Dat klinkt als de perfecte match!

Je aandachtsgebieden als Office Manager

Dit ga je doen:

  • Als speciale Office Manager laat jij alles in dit kleine kantoor soepel verlopen. Je voelt dingen aan, checkt deze directief en bent niet bang om in dienst van de missie van het team beslissingen te nemen/keuzes te maken. Daarbij is 'hostmanship' je uitgangspunt. Dat betekent dat jij, doordat jij jezelf kent en thuis bent bij jezelf, anderen dezelfde ruimte geeft en gunt. Je ontmoet zowel je collega's, als gasten, als de functie van dit bedrijf in dit "thuis-bij-jezelf-gevoel". Ontspanning, sereniteit en evenwicht(igheid) staan daarbij voorop.

Dat betekent:

  • Gastvrijheid
    Het 'hostmanship' van net komt hier in terug; jij bent aanspreekpunt, visitekaartje en 'sfeerstylist' ineen. Je verzorgt de uitstraling van het kantoor, je houdt de service van en naar de collega's op peil en hebt aandachtig oog voor elke bezoeker van het kantoor.
  • MS-Office, Word & Powerpoint
    Er wordt van je verwacht dat MS-Office (en dan met name Word & Powerpoint) geen geheimen voor jou hebben dat je je snel redt in het maken van rapportages en het reproduceren hiervan. Het snel-lerende vermogen komt hier om de hoek kijken, net als affiniteit hebben met informatie verwerken en de eigenschap dat je nuttige en nodige informatie van elkaar kunt scheiden als wel efficiënt weer kunt geven.
  • Archief & Office
    Jij beheert het (digitaal)archief, je draait je hand niet om voor het (verder) automatiseren van het kantoor en jij bent - in persoon - het office support punt.
  • Andere taakgebieden
    Het boeken en organiseren van reizen, het mede-organiseren van (buitenlandse) events, het facilitair beheer van het kantoor, contractbeheer en zo nu en dan samenwerken met de PA.

Is dat alles? Nou, jij bent de ideale kandidaat als je:

- naast dat je je gastvrij kunt opstellen, ook enige mate van zakelijk inzicht hebt;
- naast dat je een open manier van communiceren hebt, je weg weet met de directieve benadering;
- naast dat je je grenzen verkent en ze stelt, een flexibele instelling hebt als het gaat om schakelen in het moment;
- naast dat je je duidelijk uitspreekt (bv. waar je wel of niet goed in bent, wat wel lukt of niet), je je discreet kunt opstellen en indien nodig voegt naar situaties;

Quote

Vaardigheden kun je aanleren, maar persoonlijkheid verander je niet.

~ Sandra Been ~

Functie-eisen vacature Office Manager

  • Je spreekt vloeiend Nederlands, en schrijft foutloos Nederlands.
  • Je Engels is haast net zo verzorgd als je Nederlands.
  • Je hebt een universitaire studie afgerond of hebt een HBO+ denk, werk & ervaringsniveau.
  • Je hebt genoeg aan je eigen takenpakket en de wetenschap dat deze gestroomlijnd is met collega's.
  • Van nature ben je oplossingsgericht en kun je weloverwogen handelen.
  • Je communiceert op een directe, respectvolle manier.
  • Jouw talenten zijn organiseren, verzorgen en vooruit zien.
  • Je kunt makkelijk prioriteiten stellen, terwijl je zicht houdt op het grotere plaatje (niet alleen voor jezelf, maar voor het complete kantoor).
  • Expert in Word & Powerpoint
  • Het is een plus als je ervaring hebt in de zakelijke of financiële dienstverlening.
  • Het is ook een plus als je ervaring hebt met/ affiniteit hebt voor juridische, financiële, it-gerelateerde of procesmatige aspecten.

Jij bent deze special force Office Manager, als je dit office zowel als gastvrouw als 'bewaker' (en alles daar tussen in) kunt beheren.

Dit hebben we je te bieden:

  • Een zeer complete Office Manager functie in een rustige omgeving, waarin jij alle ruimte mag nemen om de functie zo optimaal mogelijk uit te voeren.
  • Een full time job (36 uur is bespreekbaar) in een internationale, specialistische omgeving binnen een klein team.
  • Salarisindicatie ligt rond de €4.500 bij fulltime (40 uur) afhankelijk van leeftijd en ervaring

Competenties

  • communicatief - direct;
  • integer & discreet;
  • flexibel - oplossingsgericht.

Meer weten of direct solliciteren?

Word je enthousiast van deze vacature Office Manager?
Aarzel dan niet en reageer direct op deze vacature via onze website. Let wel!: voor deze supervacature verwachten we ook een dijk van een motivatie.
Heb je na het lezen van de omschrijving toch nog vragen? Je kunt ons per mail bereiken: info@pureassistants.nl

Het Pure Personality Assessment zal onderdeel uitmaken van de sollicitatieprocedure.

Gegevens

Locatie

Amsterdam

Publicatiedatum

14.10.2019

Contactpersoon

Pure Assistants
van denken naar voelen
van moeten naar plezier
van hardheid naar zachtheid
Pure Assistants Head-Office
PureAssistants
Kruisweg 70
2011 LG, Haarlem
The Netherlands

T 023 2052139
E info@pureassistants.nl
W www.pureassistants.nl
Scroll naar bovenzijde