Directie Assistent

Vacature Directie Assistent

Is een een-op-een functie in een wetenschappelijke en culturele omgeving iets waar jij plezier uit haalt? Dan is dit echt iets voor jou!

Onze opdrachtgever zoekt een enthousiaste en gemotiveerde directie assistent voor 32 tot 38 uur per week.
Je maakt als directie assistent deel uit van het directiesecretariaat en ondersteunt de directie en het MT in de uitvoering van haar taken. Het team bestaat op dit moment uit twee gemotiveerde management/office-assistenten. Ieder heeft een eigen takenpakket en neemt de werkzaamheden van collega's waar bij hun afwezigheid.

Je aandachtsgebieden als Directie Assistent

Onze opdrachtgever zoekt iemand die de directeur kan ondersteunen in de meest brede zin van het woord. De directeur is een druk bezette vrouw die je graag betrekt bij alles wat er speelt binnen het bedrijf en het fijn vindt dat je meedenkt.

Je bent een proactieve directie assistent en het eerste aanspreekpunt voor de medewerkers en gasten. Je werkt continue aan het verbeteren van de eigen dienstverlening en ondersteunende processen.
Je werkt nauw samen in een leuke en professionele organisatie met je collega's van het directiesecretariaat. Je hebt goede voelsprieten ontwikkeld voor de diverse belangen binnen de afdelingen en ziet zelf wat er in situaties nodig is. Werkdagen worden in overleg vastgesteld.

Als directie assistent heb je de volgende taken en verantwoordelijkheden:

Complex agendabeheer en timemanagement;
Voorbereiden, plannen, organiseren, coördineren en notuleren van vergaderingen; bewaken van de follow-up van actiepunten en besluiten;
Regelen van dienstreizen;
Ondersteunen van de bedrijfsvoering op het gebied van personeelszaken zoals de jaargesprekken, de organisatie van selectierondes bij vacatures (en afhandelen), archiveren en vormen van dossiers;
Werkzaamheden waarnemen van collega’s van het directiesecretariaat bij afwezigheid.

Je bent mede verantwoordelijk voor de voorbereiding, organisatie én coördinatie van grote bijeenkomsten/ evenementen, inclusief het daartoe onderhouden van contacten met een uiteenlopend aantal stakeholders en het bijdragen aan de inhoudelijke voorbereiding of programmering.

Quote

"Your most important work is always ahead of you, never behind you."

Functie-eisen vacature Directie Assistent

Je weet de dag zo efficient mogelijk in te delen, plant, coordineert en zorgt voor adequate follow-ups. Je stelt de juiste prioriteiten, voelt je betrokken en kunt anticiperen op te nemen acties. Je bent gewend om snel te schakelen tussen de diverse ad hoc zaken en om proactief werkzaamheden naar je toe te trekken. Belangrijk is ook dat je met je persoonlijkheid en je servicegerichte instelling een positieve bijdrage levert aan het team.

Jouw ervaring en profiel:

Een hbo-werk- en denkniveau;
Minimaal vier jaar aantoonbare ervaring in een soortgelijke functie;
Ruime ervaring met verschillende softwareprogramma’s zoals MS Office, Microsoft Teams, SuccesFactors;
Een proactieve, sociale en dienstverlenende instelling;
Een nauwkeurige manier van werken;
Het vermogen om zelfstandig én in teamverband te werken;
Goede communicatieve en contactuele eigenschappen;
Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in het Nederlands en Engels.

Dit hebben we je te bieden:

Een dienstverband van 32 tot 38 uur per week voor de periode van een jaar met een proeftijd van twee maanden. Bij gebleken geschiktheid volgt een vast dienstverband.
Een salaris tussen, afhankelijk van relevante ervaring bij aanvang van het dienstverband €2.818,- tot €3.764,- bruto per maand op basis van een volledige werkweek van 38 uur.
Heeeeel veel vakantiedagen. :-)
Een gezellige en flexibele werkomgeving.
De kans om jezelf te ontwikkelen via een breed cursusaanbod.