Vast
24 - 32 uur
Personal Assistant vacatures
Leuke nieuwe vacature in Beverwijk!
Om 8 uur staat de dag strak gepland, om 9 uur ziet alles er compleet anders uit. En jij? Jij vindt dat heerlijk. Je schakelt makkelijk, houdt het hoofd koel en zorgt dat aan het eind van de dag alles weer rond is.
Dat komt goed uit, want zo gaat het bij deze opdrachtgever in Beverwijk: een holding met meerdere bedrijven, elk met een eigen dynamiek. Het tempo ligt hoog en veel gebeurt ad hoc. Toch is de sfeer goed: mensen worden in hun waarde gelaten en mogen zichzelf zijn.
Je komt in een team van drie assistenten onder leiding van de huidige directiesecretaresse. Samen zijn jullie het aanspreekpunt, en ieder heeft daarnaast haar eigen taken. Je krijgt ruim de tijd om op stoom te komen. Daarna kun je de ondersteuning van de CFO op je nemen, zodat je rol met je meegroeit.
Die 8 uur aan het begin? Die moet je letterlijk nemen. Het hele team werkt van 8 tot 17 uur, en wel óp kantoor. Een grachtenpand is het helaas niet, maar je kijkt wel uit op je eigen auto, die je gratis en zonder stress voor de deur parkeert. Kom je liever met het OV? Vanaf station Beverwijk fiets je er in tien minuten naartoe.
Herken je jezelf? Dan zoeken we jou.
Je dag begint met een kop koffie en een blik op de agenda van de directie. Daar staat een overleg dat verzet moet worden, een vergadering die voorbereid moet worden en een stapel papieren stukken die nog digitaal moeten. Geen paniek, want jij hebt het al gezien. Je plant, je regelt en je schakelt. Tussendoor neem je de telefoon op, beantwoord je mails en zorg je dat de vergaderruimte klaarstaat en de lunch op tijd op tafel staat. Aan het eind van de dag ziet de directie vooral dat alles soepel loopt.
Dit zijn je taken:
Je plant afspraken in voor de directie en houdt de agenda’s strak.
Je bereidt directievergaderingen voor, van het verzamelen en printen van de stukken tot het verspreiden ervan.
Je digitaliseert fysieke (vergader)stukken. Papier eruit, overzicht erin.
Je helpt collega’s met het digitale vergaderplatform. Je bent de vraagbaak als iemand het even niet meer weet.
Je regelt samen met de teamassistent de facilitaire zaken: vergaderruimtes, de lunch en alle andere dingen die een kantoor draaiende houden.
Je bent samen met de teamassistent het eerste aanspreekpunt van de organisatie, aan de telefoon en via de mail, voor collega’s én externe relaties.
Je organiseert de jaarlijkse werkevenementen. Eindelijk een excuus om slingers te bestellen.
Je houdt de mappenstructuur netjes geordend, zodat iedereen alles in één keer vindt.
“Jij houdt de boel strak, zodat de directie kan bouwen.”
Je bent hands-on en no-nonsense en je hebt een hekel aan “dat zoeken we later wel uit”. Je pakt het direct op. Je communiceert helder, je luistert goed en je hebt aan een half woord genoeg. Loopt iets anders dan gepland? Dan bedenk jij een oplossing en durf je een knoop door te hakken. Je werkt graag zelfstandig en de directie kan blind op je vertrouwen.
Dit neem je mee:
Je werkt en denkt op hbo-niveau.
Een paar jaar ervaring in een ondersteunende functie, bijvoorbeeld als (management)assistent, secretaresse of officemanager.
Je werkt vlot met MS Office en met iBabs.
Je schrijft en spreekt foutloos Nederlands. Een dt-fout ontgaat jou niet.
Je bent flexibel, integer en proactief.
Een contract voor 24 tot 32 uur per week. De voorkeur gaat uit naar maandag, dinsdag en vrijdag, dus je hebt elke week vrije dagen voor wat jij belangrijk vindt.
Een salaris tussen de EUR 3.800 en EUR 4.300, in overeenstemming met jouw kennis, ervaring en verantwoordelijkheden.
Een goede pensioenregeling.
25 vakantiedagen (op fulltime basis).
Reiskostenvergoeding.
Een goede balans tussen werk en privé. Maar dan écht :-)
Een betrokken familiebedrijf met korte lijnen, waar je werk gezien en gewaardeerd wordt.
Ruimte om jezelf verder te ontwikkelen in een veelzijdige rol.
Word je hier blij van? Wacht dan niet te lang en solliciteer direct. Dan regelen wij de rest. Organiseren doen we namelijk ook graag.
Zelfstandig
Proactief
Communicatief
Word je enthousiast van deze vacature Directiesecretaresse?
Aarzel dan niet en reageer direct op deze vacature via onze website.
Graag lezen wij in jouw motivatie de reden waarom jij goed in deze veelzijdige rol past. We zien graag je persoonlijkheid en communicatiestijl terug in deze motivatie!
Heb je na het lezen van de omschrijving toch nog vragen? Je kunt ons per mail bereiken: info@pureassistants.nl
Het Pure Personality Assessment zal onderdeel uitmaken van de sollicitatieprocedure.
