Vast
36 - 40 uur
Secretariële vacatures
Leuke nieuwe vaste functie in Zaandam!
Sommige vacatures laten zich makkelijk samenvatten. Deze niet helemaal. Want we zoeken een ervaren directiesecretaresse die méér meebrengt: iemand die naast stevige ondersteuning van de Raad van Bestuur (80%) ook de rol van secretaris (20%) pakt.
Je brengt structuur in complexe agenda’s en prioriteiten, denkt vooruit en zorgt dat besluiten, afspraken en actiepunten niet ergens onderweg blijven hangen. Tegelijkertijd ben je een professionele sparringpartner voor een Raad van Bestuur die snel schakelt en veel verwacht van zijn ondersteuning.
Je komt terecht in een grote, nuchtere organisatie in de bouwgerelateerde wereld. Praktisch, professioneel en prettig direct.
We zoeken dus geen klassieke directiesecretaresse, maar ook geen pure secretaris. Wel iemand die beide kanten van het vak beheerst en de senioriteit heeft om daar zelfstandig haar weg in te vinden.
Je ondersteunt de Raad van Bestuur – CEO en CFO – en zorgt ervoor dat zij hun werk zo goed mogelijk kunnen doen. Je denkt vooruit, brengt structuur aan en stelt regelmatig de vraag: wat moet nu écht eerst?
Je beheert complexe agenda’s en mailboxen, bewaakt deadlines en onderscheidt moeiteloos hoofd- van bijzaken. Zie je een knelpunt aankomen? Dan heb je bij voorkeur al over de oplossing nagedacht voordat iemand anders het probleem heeft uitgesproken.
Daarnaast pak je de rol van secretaris op. Je ondersteunt bij bestuurlijke overleggen, bewaakt besluitvorming en zorgt dat afspraken en actiepunten worden opgevolgd. Daarbij schakel je onder meer met het Management Team, de Raad van Commissarissen, aandeelhouders en de ondernemingsraad.
Concreet houd je je onder andere bezig met:
complex agenda- en mailboxbeheer voor CEO en CFO
prioriteiten stellen en knelpunten vroeg signaleren
vergaderingen voorbereiden, organiseren en waar nodig bijwonen
notuleren en besluiten en actiepunten bewaken
vergaderstukken, correspondentie, presentaties, rapportages en managementinformatie coördineren
bijeenkomsten en evenementen organiseren
communicatie vanuit de Raad van Bestuur ondersteunen
contacten onderhouden met interne en externe stakeholders
professioneel eerste aanspreekpunt zijn namens de Raad van Bestuur
en alles wat tussendoor op je pad komt waarvan jij denkt: laat mij dat maar regelen
Je wordt hier niet alleen gevraagd om uitstekend uit te voeren. Er wordt juist verwacht dat je meedenkt over hoe het beter, slimmer en efficiënter kan – zeker op digitaal vlak.
"Een mannenwereld? Misschien. Een rol waarin een sterke vrouw het verschil kan maken? Absoluut.”
Je hoeft niet degene te zijn die het hoogste woord voert. Wel degene van wie mensen weten: als zij het oppakt, komt het goed.
Je bent een ervaren professional die gewend is dicht op directie of bestuur te werken. Je denkt snel, doorziet verhoudingen en weet hoofd- van bijzaken scherp te scheiden. Je werkt zelfstandig, wacht niet af en bent senior genoeg om niet alleen te ondersteunen, maar ook mee te denken en waar nodig vriendelijk tegengas te geven.
Tegelijkertijd ben je toegankelijk en nuchter. Van Raad van Bestuur tot collega op de werkvloer: je schakelt gemakkelijk met verschillende mensen en niveaus.
Verder:
heb je VWO-niveau en werk en denk je minimaal op hbo-niveau
heb je minimaal vijf jaar stevige ervaring als directiesecretaresse, bij voorkeur dicht op directie of bestuur
heb je voldoende bestuurlijke ervaring en senioriteit om ook de secretariscomponent van de rol te dragen
beheers je het Nederlands uitstekend, mondeling én schriftelijk
ben je analytisch sterk, organisatorisch goed en houd je overzicht in een complexe omgeving
ben je digitaal zeer vaardig en nieuwsgierig naar slimmere en efficiëntere manieren van werken
werk je gemakkelijk met MS Office
ben je discreet, integer en organisatiesensitief
durf je vragen te stellen, advies te geven en vooruit te denken
Een bouwkundige achtergrond heb je overigens niet nodig. Als jij bij een bouwtekening vooral denkt waar is de legenda?, komen we er waarschijnlijk ook.
Vooral: een rol waarin jouw bijdrage echt het verschil maakt.
Geen functie waarin je uitsluitend afspraken in een agenda schuift, maar een plek dicht op de besluitvorming, met veel zelfstandigheid en ruimte om invloed uit te oefenen op de manier waarop er wordt gewerkt.
Je komt terecht in een grote, professionele organisatie met een opvallend nuchtere cultuur. Geen ingewikkeld gedoe om het gedoe. Wel mensen die hard werken, elkaar makkelijk weten te vinden en waarderen dat jij je vak verstaat.
Daarnaast kun je rekenen op:
een verantwoordelijke functie direct naast de Raad van Bestuur
veel zelfstandigheid en ruimte om je rol professioneel in te vullen
de mogelijkheid om processen slimmer, efficiënter en digitaler te maken
contact met alle lagen van de organisatie
een fulltime functie van 40 uur, met de mogelijkheid om iets minder te werken door afwisselend 4 en 5 dagen per week te werken
een salarisrange tussen € 5.000 tot € 6.000 bruto per maand. afhankelijk van ervaring en senioriteit
24 vakantiedagen en 6 ATV-dagen
reiskostenvergoeding van € 0,23 per kilometer (tot maximaal 35 kilometer)
een laptop en smartphone van de zaak
een werkomgeving waarin professionaliteit en nuchterheid prima samengaan
En misschien wel het belangrijkste: ze zoeken hier niet simpelweg iemand die ondersteunt.
Ze zoeken iemand op wie ze kunnen bouwen.
Ja, die konden we in deze sector natuurlijk niet laten liggen.
Proactiviteit
Sterk in plannen & organiseren
Organisatiesensitiviteit
Word je enthousiast van deze vacature Directiesecretaresse en secretaris?
Aarzel dan niet en reageer direct op deze vacature via onze website.
Graag lezen wij in jouw motivatie de reden waarom jij goed in deze veelzijdige rol past. We zien graag je persoonlijkheid en communicatiestijl terug in deze motivatie!
Heb je na het lezen van de omschrijving toch nog vragen? Je kunt ons per mail bereiken: info@pureassistants.nl
Het Pure Personality Assessment zal onderdeel uitmaken van de sollicitatieprocedure.
