Vast
24 - 32 uur
Personal Assistant vacatures
Leuke nieuwe vacature in Beverwijk!
De commercieel manager denkt in relaties en deals, de manager projectontwikkeling in plannen en planningen. Twee managers, twee totaal verschillende werelden. En jij houdt ze allebei bij. Jij weet welk contract waar ligt, welke afspraak voorrang krijgt en wie je even moet bellen voordat het misloopt.
Bij deze opdrachtgever in Beverwijk speelt veel tegelijk en is niet alles vooraf te plannen. Toch is de sfeer goed: mensen worden in hun waarde gelaten en mogen zichzelf zijn.
Als teamassistent beheer je de agenda’s van beide managers, archiveer je correspondentie en overeenkomsten en ben je het eerste aanspreekpunt voor het team. Je maakt deel uit van een team van drie assistenten. Samen met de directiesecretaresse vang je telefoon en mail op, regel je de facilitaire zaken en organiseer je de jaarlijkse evenementen.
Het hele team werkt van 8 tot 17 uur, en wel óp kantoor. Je auto parkeer je gratis voor de deur. Kom je met het OV? Vanaf station Beverwijk fiets je er in tien minuten naartoe.
Herken je jezelf? Dan zoeken we jou.
Je dag begint met een blik op twee agenda’s. De ene manager zit vandaag vol met klantafspraken, de andere heeft een overleg dat net is verschoven en een overeenkomst die nog gearchiveerd moet worden. Jij ziet het, jij regelt het. Tussendoor neem je de telefoon op, beantwoord je mails en zorg je dat de vergaderruimte klaarstaat. En zie je onderweg iets dat slimmer of sneller kan? Dan zeg je dat gewoon. Aan het eind van de dag merken je managers vooral één ding: alles loopt.
Dit zijn je taken:
Je beheert de agenda’s van twee managers en houdt ze strak, ook als de dag anders loopt dan gepland.
Je bent het eerste aanspreekpunt namens het team, voor collega’s én externe relaties.
Je zorgt dat correspondentie en overeenkomsten goed worden vastgelegd en gearchiveerd. Niets raakt kwijt, alles is terug te vinden.
Je helpt collega’s met het digitale vergaderplatform. Weet iemand het even niet meer? Dan weet jij het wel.
Je bent samen met de directiesecretaresse verantwoordelijk voor de mail en de telefoon van de organisatie.
Je regelt samen met haar de facilitaire zaken: vergaderruimtes, de lunch en alles wat een kantoor draaiende houdt.
Je houdt samen de mappenstructuur netjes geordend, zodat iedereen alles in één keer vindt.
Je organiseert de jaarlijkse werkevenementen. Ja, daar mag je best creatief in zijn.
“Jij brengt rust in de reuring, zodat het team vooruit kan.”
Je bent hands-on en no-nonsense. Een taak laten liggen tot morgen? Liever niet. Je communiceert helder, luistert goed en snapt snel wat er speelt in een organisatie. Loopt iets anders dan gepland, dan bedenk jij een oplossing en durf je een knoop door te hakken. En omdat je goed kijkt, zie je ook waar processen beter kunnen. Je werkt graag zelfstandig en je managers kunnen blind op je vertrouwen.
Dit neem je mee:
Je werkt en denkt op hbo-niveau.
Een aantal jaar ervaring in een ondersteunende functie, bijvoorbeeld als (team)assistent, secretaresse of officemanager.
Je werkt vlot met MS Office en met iBabs (of je pikt het snel op).
Je schrijft en spreekt foutloos Nederlands. Een dt-fout ontgaat jou niet.
Je bent flexibel, zelfstandig en proactief.
Een contract voor 24 tot 32 uur per week. De voorkeur gaat uit naar maandag, dinsdag en donderdag, dus je hebt elke week vrije dagen voor wat jij belangrijk vindt.
Een salaris tussen de EUR 3.500 en EUR 3.900, in overeenstemming met jouw kennis, ervaring en verantwoordelijkheden.
Een goede pensioenregeling.
25 vakantiedagen (op fulltime basis).
Reiskostenvergoeding.
Een goede balans tussen werk en privé. Maar dan écht :-)
Een betrokken familiebedrijf met korte lijnen, waar je werk gezien en gewaardeerd wordt.
Een fijn team van assistenten om mee te sparren, te lachen en samen de boel draaiende te houden.
Word je hier blij van? Wacht dan niet te lang en solliciteer direct. Dan regelen wij de rest. Organiseren doen we namelijk ook graag.
Proactief
Communicatief
Probleemoplossend
Word je enthousiast van deze vacature Directiesecretaresse?
Aarzel dan niet en reageer direct op deze vacature via onze website.
Graag lezen wij in jouw motivatie de reden waarom jij goed in deze veelzijdige rol past. We zien graag je persoonlijkheid en communicatiestijl terug in deze motivatie!
Heb je na het lezen van de omschrijving toch nog vragen? Je kunt ons per mail bereiken: info@pureassistants.nl
Het Pure Personality Assessment zal onderdeel uitmaken van de sollicitatieprocedure.
