Tijdelijke Directie Assistent in cultuursector

Zin om bij te dragen aan inspirerend onderwijs en onderzoek bij de UvA en HvA?

Hoe vind je in een zee van informatie de juiste bronnen voor onderwijs en onderzoek? Bij de universiteitsbibliotheek van de UvA en HvA weten ze dat! Omring jij je graag met boeken en zou je willen bijdragen aan deze inspirerende en gastvrije studie-, onderzoeks- en ontmoetingsplek voor studenten, onderzoekers en docenten? This is the time! Voor deze leuke opdrachtgever zoeken wij per direct een stevige Directie Assistent (32 tot 38 uur).

Als Directie Assistent maak je deel uit van het directiesecretariaat van de Bibliotheek UvA/HvA en ondersteun je de directie en het managementteam in de uitvoering van haar taken. Het team bestaat op dit moment uit twee gemotiveerde management/office-assistenten. Ieder heeft een eigen takenpakket en neemt de werkzaamheden van collega's waar bij afwezigheid.

Als Directie Assistent heb je de volgende taken en verantwoordelijkheden:

• agendabeheer en timemanagement van de directie;
• afhandelen en archiveren van binnenkomend telefoonverkeer, e-mails en post;
• organiseren en notuleren van (MT-)vergaderingen;
• bewaken van de follow-up van actiepunten en besluiten;
• ondersteunen van de bedrijfsvoering op het gebied van personeelszaken zoals de jaargesprekken, de organisatie van selectierondes bij vacatures (en afhandelen), archiveren en vormen van dossiers;
• reserveren van zalen, verzorgen van catering en organiseren van (buitenlandse) reizen;
• eventueel coördinerende en aansturende werkzaamheden mocht je dat leuk vinden;
• alle andere taken die in een modern secretariaat kunnen worden verwacht.

Het is de bedoeling dat medewerkers elkaars taken bij afwezigheid kunnen overnemen. Ook kan het zijn dat je wordt ingezet op een van de andere secretariaten van dienst. Je vindt het dus fijn om onderdeel uit te maken van een team.

"Your most important work is always ahead of you, never behind you."

Je weet de dag zo efficiënt mogelijk in te delen, plant, coördineert en zorgt voor adequate follow-ups. Je stelt de juiste prioriteiten, voelt je betrokken en kunt anticiperen op te nemen acties. Je bent gewend om snel te schakelen en proactief werkzaamheden naar je toe te trekken. Belangrijk is ook dat je met je persoonlijkheid en je servicegerichte instelling een positieve bijdrage levert aan het team.

Je bent een ideale collega als je een afgeronde mbo- of hbo-opleiding of ruime werkervaring als Directie Assistent hebt en je herkent in onderstaande punten:

• ruime ervaring met verschillende softwareprogramma’s zoals MS Office, Microsoft Teams, SuccesFactors;
• prioriteiten kunnen stellen en zelfstandig en nauwkeurig kunnen werken;
• proactieve en oplossingsgerichte werkhouding;
• verantwoordelijkheidsgevoel en een dienstverlenende instelling;
• goede communicatieve en contactuele eigenschappen;
• goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in het Nederlands en Engels.

• Een dienstverband van 32 tot 38 uur per week
• Een marktconform salaris, afhankelijk van relevante ervaring bij aanvang van het dienstverband.
• Een gezellige en flexibele werkomgeving.
• De kans om jezelf te ontwikkelen via een breed cursusaanbod.

• nieuwsgierig;
• sociaal;
• proactief.

Word je enthousiast van deze vacature Tijdelijke Directie Assistent in cultuursector?
Aarzel dan niet en reageer direct op deze vacature via onze website.

Heb je na het lezen van de omschrijving toch nog vragen? Mail ons op info@pureassistants.nl