Personal Assistant College van Bestuur UvA

Jammer, deze vacature is niet meer beschikbaar. Ben jij wel geïnteresseerd? Laat het ons weten, wie weet kunnen we met een andere vacature iets voor je betekenen.

Als jij jezelf een professional noemt, bedoel je dan dat jij je moeiteloos in complexe settings begeeft? Snel aanvoelt wat relevant, urgent en gevoelig is? En dan zonder omhaal doet wat nodig is?

Want dán zou deze rol weleens voor jou kunnen zijn...

Voor het College van Bestuur van de grootste universiteit van Nederland zoeken wij een gedreven, flexibele, ervaren en vooral collegiale PA die tenminste dénkt dat ze overal orde op zaken kan stellen. Het idee is dat je samen met de secretaris - die ook nogal overzicht heeft - ervoor zorgt dat het complete college goed in zijn rol zit.

Behalve professioneel ben je daarom positief, accuraat en integer, heb je een goede beheersing van het Nederlands en Engels en heb je vanzelfsprekend een natuurlijk interesse in de wetenschappelijke wereld.

Wij hoopten al op jou!

Als gedreven Personal Assistant heb je een dienstverlenende stijl en durf je initiatief te nemen. Dat betekent dat je eigenaarschap toont en vele verzoeken zelf afhandelt. Je neemt de agenda en mailbox gestructureerd onder handen en zorgt er - samen met de rest van het secretariaat - voor dat alle bestuursleden voortdurend op de hoogte zijn van wat er speelt.

Je weet hoofd- en bijzaken goed te scheiden en stemt prioriteiten met de secretaris af. Omdat je inzicht hebt in alles wat er in- en extern op het bestuur afkomt, ben je spraakzaam waar het kan en zwijgzaam als het moet!

Collegialiteit en samenkracht spelen een grote rol, en dat betekent dat het secretariaat zich neerzet als een professionele afdeling. Samen stem je alles met elkaar af - ook wanneer wie precies thuis werkt - en werk je aan maximale efficiëntie en effectiviteit. Als team maak je gebruik van ieders kwaliteit en input. Mocht jij kennis of passie meebrengen op het gebied van IT - dan komt dat nogal goed uit!

Een greep uit jouw gevarieerde takenpakket:

• je beheert agenda en mailbox;
• je anticipeert op behoeften van het College van Bestuur en biedt ondersteuning op hoog niveau;
• je werkt nauw samen met de Secretaris (naar wij horen een bijzonder leuke man met veel rust en overzicht!);
• je handelt vele vragen en verzoeken zelfstandig en adequaat af;
• je speelt door wat urgent, gevoelig en relevant is;
• je organiseert bijeenkomsten en regelt waar nodig een reis.

Misschien ook leuk om te weten wat je MINDER doet? Daar komt 'ie: NOTULEREN! Adem uit!

"Wat nodig is, is een beker kennis, een vat vol liefde en een oceaan van geduld"

... zelfstandig en vliegt je dag aan met een positieve no-nonsense instelling. Je kunt goed omgaan met vertrouwelijke informatie en werkt met een hoge mate van discretie, integriteit en accuratesse. Werkervaring in een omgeving met een hoog werk-denkniveau - liefst op de bestuurslaag - is handig voor deze functie. Tot slot is het fijn als je ziet wanneer je medemens - collega, bestuurder of secretaris - een stevige bak koffie en een vriendelijk woord nodig heeft!

Als PA in deze rol:

• heb je uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden (Nederlands en Engels);
• heb je een pragmatische houding, waarbij je hoofd- van bijzaken onderscheidt;
• rock je sterke organisatorische en secretariële vaardigheden;
• ben je bedreven met Office en digitale kantoorapplicaties (ook op tablet en smartphone);
• heb je een professionele attitude;
• ben je discreet en ga je goed om met vertrouwelijke kwesties.

• een (hybride!) baan voor 32 tot 38 uur per week;
• waarbij je in elk geval 1 dag per week thuis werkt (en verder in goede afstemming met jouw team);
• een tijdelijke aanstelling voor 1 jaar die bij goed functioneren wordt omgezet naar een vast dienstverband;
• een salaris in schaal 9 van de CAO NU: tussen de EUR 3.377 en 4.640 (afhankelijk van leeftijd en ervaring) bij een fulltime dienstverband;
• een eindejaarsuitkering van 8,3%;
• vakantietoeslag van 8%;
• uitstekende opleidingsfaciliteiten;
• de mogelijkheid arbeidsvoorwaarden te kiezen die passen bij jouw behoefte, zoals meer salaris en minder verlof of andersom;
• een gedreven werksfeer met leuke collega’s: je bent altijd allemaal dienstbaar naar elkaar;
• een bijzonder inspirerende academische omgeving.

• eigenaarschap;
• verantwoordelijkheid;
• proactiviteit;
• teamspirit;
• gestructureerd zijn;
• flexibel en pragmatisch zijn.

Het wordt enorm gewaardeerd als je IT savvy bent!

Word je enthousiast van deze vacature Personal Assistant?
Aarzel dan niet en reageer direct op deze vacature via onze website.
Graag lezen wij in jouw motivatie, de reden waarom jij goed in deze veelzijdige rol past. We zien graag je persoonlijkheid en communicatiestijl terug in deze motivatie!

Heb je na het lezen van de omschrijving toch nog vragen? Je kunt ons per mail bereiken: info@pureassistants.nl

Het Pure Personality Assessment zal onderdeel uitmaken van de sollicitatieprocedure.