Office Manager

Vacature Office Manager

Deze uitdagende vacature Office Manager is succesvol ingevuld.

Goed aangeschreven internationale legal start-up met groeiambities zoekt kordate Officemanager

Jij, als Officemanager, bent de hoofd-verkeersregelaar van dit kantoor. Je weet wie aanwezig is, je weet welke stukken die dag nodig zijn, je weet welke klanten hebben betaald en wat er op welke manier prioriteit heeft.

Anticiperen, empathisch sturen, direct communiceren, ‘door lagen heen kunnen kijken’, verbanden zien en sensitief zijn voor vertrouwelijkheid vatten je persoonlijke en professionele kenmerken samen.

Je kunt zelfstandig commerciële inschattingen maken en deelt die inzichten pro-actief, enige affiniteit met financiën en handigheid met het behalen van salestargets zou ook heel fijn zijn.

Als Officemanager is je functie het zijn van een verlengstuk van de partners; jij structureert het kantoor, je houdt de huisstijl up-to-date, verdiept je in de uitingen op Social Media en zorgt er zowel aan de voorkant (ontvangst van gasten, opnemen telefoons, begeleiding van stagiaires en slim agendabeheer) als aan de achterkant (financieel beheer, rapportages, representativiteit van het kantoor doorontwikkelen, de vertrouwenspersoon kunnen en willen zijn) voor dat letterlijk alles op rolletjes loopt, vooruit welteverstaan.

Je doet dit met een grote glimlach en een aanstekelijk enthousiasme waardoor je iedereen in beweging krijgt.

Ben jij dat? Mooi. We need you!

Je aandachtsgebieden als Office Manager

Dit ga je doen:

  • Gastvrouw
    het kantoor zou graag meer interne activiteiten organiseren. Jij bent daar in initiatiefnemer, daarnaast draai je je hand niet om voor het organiseren van (inter)nationale events (in samenwerking met het internationale kantoor) en vind je het ook leuk om reizen naar het buitenland te boeken.
  • Financiële administratie
    debiteuren en crediteurenbeheer. Elke maand wordt in de eerste week gefactureerd, alsmede maak je wekelijks een financieel overzicht met de openstaande facturen.
  • Communicatie
    jouw communicatieskills heb je goed ontwikkeld. De partners schrijven hun eigen correspondentie, wel wordt er van je verwacht dat je mee/tegen-leest en kritisch suggesties doet. Daarnaast is er behoefte aan meer (gestructureerde) interactie en kennisuitwisseling onderling. Heb je al ideeën?
  • Marketing
    distributie en opmaak van posts op Sociale Media (de inhoud krijg je aangeleverd), LinkedIn, Twitter, wekelijkse berichten zowel in het NL & ENG.
  • Sales & Inkoop
    Fijn als je begrijpt dat verkopen nodig is om het kantoor te laten groeien, alle hulp daarin is welkom. Qua inkoop ben je handig. Je onderhandelt, vergelijkt en gaat in zee met de beste partij voor de juiste prijs.
  • Begeleiden en aansturen van twee stagiaires die jou ondersteunen.

Kortom, een hele brede functie waarbij je de organisatie organisatorisch draagt.

Quote

Vaardigheden kun je aanleren, maar persoonlijkheid verander je niet.

~ Sandra Been ~

Functie-eisen vacature Office Manager

  • Je spreekt vloeiend Nederlands, en schrijft foutloos Nederlands.
  • Engels spreken en mailen is een must, (nb. juridisch Engels hoeft niet).
  • Uitdagingen ga je aan (en liever nog zie je die aankomen).
  • Je bent gewend in een internationale, snelle, omgeving te werken en houdt je daarin flexibel (en vrolijk) staande.
  • Je bent een complete Officemanager. Dit is geen functie voor een verkapte managementassistent. Je ‘rulet zeg maar’ echt het office en bent daarin zowel een prettige voortrekker als betrouwbare collega.
  • Je staat voor een open en feedforward werkklimaat. Denkt in samenwerkingen en werkt waar je potentie in ziet direct uit.
  • Jouw natuurlijke neiging is het maken van professionaliseringslagen, zowel op micro – als macroniveau.

Dit hebben we je te bieden:

  • Een fantastische kans in een zelfstandige, en uit te breiden, rol in een duurzame arbeidsrelatie.
  • Een 32 tot 40-urige werkweek (liefst 36!) in een positieve, gemixte groep collega’s die 95% van de tijd relaxed in de omgang zijn.
  • Werktijden 08.30 uur – 17.00 uur, telefoon is na 17.00 uur is extern doorgeschakeld.
  • Salarisindicatie ligt tussen de €3.200 tot €4.000 bij fulltime (40 uur) afhankelijk van op ervaring.

Belangrijk: indien de voorkeur van de kandidaat naar 32 uur gaat, dan is maandag niet de standaard vrije dag.

Competenties

  • pro actief;
  • structurerend;
  • energiek.

Meer weten of direct solliciteren?

Word je enthousiast van deze vacature Office Manager?
Aarzel dan niet en reageer direct op deze vacature via onze website. Let wel!: voor deze smashing vacature verwachten we ook een dijk van een smashing motivatie.
Heb je na het lezen van de omschrijving toch nog vragen? Je kunt ons per mail bereiken: info@pureassistants.nl

Het Pure Personality Assessment zal onderdeel uitmaken van de sollicitatieprocedure.

Gegevens

Locatie

Amsterdam

Publicatiedatum

27.09.2019

Contactpersoon

Team Pure Assistants
van denken naar voelen
van moeten naar plezier
van hardheid naar zachtheid
Pure Assistants Head-Office
PureAssistants
Kruisweg 70
2011 LG, Haarlem
The Netherlands

T 023 2052139
E info@pureassistants.nl
W www.pureassistants.nl
Scroll naar bovenzijde