Managementassistente

Energieke Managementassistente

Wat jammer! De sluitingsdatum om te reageren op deze functie is verstreken.

Voor onze opdrachtgever zijn we op zoek naar een energieke, proactieve en communicatief vaardige managementassistente die tijdelijk het team voor 32-uur komt versterken en het afdelingshoofd Consument ondersteunt.

De managementassistente moet in staat zijn om het afdelingshoofd optimaal te ondersteunen in een hectische tijd en werkomgeving waarin veel van haar en het afdelings-MT gevraagd wordt.

Ben jij die ervaren Managementassistente? En in ieder geval op vrijdagen beschikbaar? Mooi! Dan ben jij die tijdelijke topper die we zoeken voor dit ministerie.

Wat ga je doen?

Wat jammer! De sluitingsdatum om te reageren op deze functie is verstreken.

Als managementassistente heb je een breed scala aan uiteenlopende werkzaamheden, die vooral uitvoerend en praktisch zijn. Daarmee zorg je voor optimale ondersteuning. Zo ben je verantwoordelijk voor het agendabeheer. Voor jou is het appeltje eitje om 60 uur afspraken in te plannen in de agenda van de manager en toch ook ruimte voor haar te reserveren om zaken voor te bereiden en uit te werken. Jij weet wat prioriteit heeft. Jij brengt rust, en tegelijkertijd kun je mee in de snelheid die nodig is.

Daarnaast organiseer je (digitale) vergaderingen, afspraken en bijeenkomsten en zorg je voor de juiste (online) vergaderlocatie. Je bereidt vergaderingen voor, notuleert overleggen en weet wat prioriteit heeft als het gaat om het afhandelen van post- en mailverkeer.

Binnenkomende telefoontjes, e-mail en post handel je klantvriendelijk af. Vergaderstukken verzamel je en zo nodig maak je een dossier aan, zet je de stukken in iBabs en je zorgt voor goede archivering.

Met betrekking tot werving en selectie verzorg je de uitnodigingen en de administratieve processen. Bij het onboardingproces van nieuwe medewerkers bied je ondersteuning bij het aanvragen van ICT-middelen en e-mailaccounts. Ook registreer je ziek- en betermeldingen en regel je zo nu en dan een bloemetje voor een zieke collega of een cadeau voor een jubilaris.

Bovendien heb je regelmatig contact met je collega managementassistentes en neemt deel aan gezamenlijke bijeenkomsten. Met jouw ervaring en expertise draag je bij aan het continu verbeteren van de ondersteunende en administratieve processen.

In deze dynamische omgeving is het veelzijdige vak van managementassistente sterk in ontwikkeling. Daar word jij niet alleen enthousiast van, je wilt hierin ook voorop lopen en je collega’s erin meenemen en enthousiasmeren.

Quote

"Nieuwe problemen, vragen nieuwe oplossingen"

Jij beschikt over:

Jij beschikt over:

  • een hoog energie niveau en kunt snel schakelen;
  • je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke stukken en gegevens;
  • je stelt hoge eisen aan de kwaliteit van de geleverde prestatie en streeft naar voortdurende verbetering van processen en resultaten;
  • je handelt proactief, werkt nauwgezet en je bewaakt het overzicht;
  • werkt mee aan de continue optimalisering van onze werkprocessen en dienstverlening;
  • een klantvriendelijke instelling, met een juiste balans tussen een dienstverlenende en een assertieve houding;
  • je bent loyaal en flexibel;
  • je weet de focus te houden in hectische situaties;
  • als managementassistente beschik je over uitstekende communicatieve en schriftelijke vaardigheden;
  • je bent in staat te leren van je eigen ervaringen en daardoor te groeien in je ontwikkeling;
  • uitstekende kennis van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

Dit staat er op het wensenlijstje:

  • minimaal een afgeronde MBO secretariële opleiding;
  • 2 jaar werkervaring met het bieden van managementondersteuning;
  • ervaring met notuleren;
  • naast bovengemiddelde en actuele kennis van MS Office beschik je over kennis van Ibabs, Worldmeetings en de tool TEM;
  • ervaring met managementondersteuning vanuit posities waarin je je snel wegwijs moet maken binnen de nieuwe organisatie.

Let op: Bij je indiensttreding bij onze opdrachtgever vragen wij je om een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) aan te vragen bij de gemeente waar je ingeschreven staat.

Dit hebben we je te bieden:

  • Het uurtarief is afhankelijk van opleiding en ervaring en bedraagt maximaal € 50,- per uur.
  • Een tijdelijke aanstelling voor 5 maanden (startdatum rond half mei (zal nader worden bepaald)).
  • Gemiddeld 32 uur per week, in ieder geval vrijdag beschikbaar, andere dagen in overleg.
  • Locatie is vooralsnog 100% thuis werken, mogelijk maximaal 2 dagen per week op kantoor in Utrecht (loopafstand Station) na de zomervakantie.

Competenties

  • stressbestendig;
  • proactief;
  • dienstverlenend;
  • gestructureerd.

Meer weten of direct solliciteren?

Word je enthousiast van deze vacature Managementassistente?
Aarzel dan niet en reageer direct op deze vacature via onze website.

De reactietermijn sluit op donderdag 29 april 2021 om 12:00uur.

Heb je na het lezen van de omschrijving toch nog vragen? Je kunt ons per mail bereiken: info@pureassistants.nl

Het Pure Personality Assessment zal onderdeel uitmaken van de sollicitatieprocedure.

Gegevens

Locatie

Thuis/ Utrecht

Publicatiedatum

24.04.2021

Contactpersoon

Pure Assistants
van denken naar voelen
van moeten naar plezier
van hardheid naar zachtheid
Pure Assistants Head-Office
PureAssistants
Kruisweg 70
2011 LG, Haarlem
The Netherlands

T 023 2052139
E info@pureassistants.nl
W www.pureassistants.nl
Scroll naar bovenzijde