Office Manager / PA - tijdelijk

Vacature Office Manager / PA - tijdelijk

Deze leuke vacature staat niet meer open.

Professioneel en groeiend detacherings- en opleidingsbureau gericht op het sociaal en ruimtelijk domein zoekt een spontane officemanager / Personal Assistant voor minimaal 32 uur, (tijdelijk ter vervanging van zwangerschapsverlof), vanaf 9 augustus tot ongeveer eind januari 2022.

Jij bent de hoofd verkeersregelaar van deze organisatie. Iedereen kent jou, maar bovenal ken jij iedereen! Je weet wie waar aanwezig is, waar ze mee bezig zijn en wat er op welke manier prioriteit heeft.

Anticiperen, empathisch sturen, direct communiceren, ‘door lagen heen kunnen kijken’, verbanden zien en sensitief zijn voor vertrouwelijkheid vatten je persoonlijke en professionele kenmerken samen.

Als Office Manager/ PA is je functie het zijn van een verlengstuk van de directeur(en); jij structureert het kantoor en zorgt voor de ontvangst van gasten, opnemen telefoon, ondersteunen regiomanagers en recruiters en slim agendabeheer, maar ook het regelen van de gezamenlijke lunch, de inkoop, etc. doe jij met aandacht. Bij jou loopt alles letterlijk op rolletjes, vooruit welteverstaan.

Je doet dit met een grote glimlach en een aanstekelijk enthousiasme waardoor je iedereen in beweging krijgt.

Ben jij dat en tijdelijk beschikbaar? Mooi. Dan kunnen we elkaar helpen!

Je aandachtsgebieden als Office Manager / PA - tijdelijk

Dit ga je doen:

Op kantoor zorg jij dat alles 'nice & smooth' verloopt, je ontvangt de gasten met een glimlach, zorgt voor een drankje en regelt (de boodschappen voor) de lunch. Naast het officemanagement, maak jij gebruik van je personal assistant skills en ondersteun je een van de directeuren. Je maakt agenda afspraken, beheert de mailbox en schrikt niet van de diverse ad hoc klussen. Als oren en ogen van de directeur zie jij wat er op de werkvloer speelt.

Als ervaren Office Manager ken je de kneepjes van het vak. Niet lullen maar poetsen is jouw motto. En als er toch ‘geluld’ moet worden, doe je dat met flair en overtuiging. Jouw communicatieskills heb je goed ontwikkeld, hierdoor kun je de collega's op kantoor goed ondersteunen en komen ze graag naar je toe voor een praatje. Je schakelt vlekkeloos met verschillende mensen en (management)lagen binnen de organisatie.

Tevens vallen algemene ondersteunende taken onder je takenpakket. Vergaderingen organiseren, notuleren en uitzetten en bewaken van actiepunten maar ook het signaleren van knelpunten behoren tot jouw taken.

Je staat altijd op scherp en kunt makkelijk schakelen. Zo zul je soms in de avonduren bij een overleg of interne bijeenkomst aanwezig zijn om te notuleren. Voor jou is dit geen probleem. Als het nodig is ben jij 24/7 bereikbaar per app of mail.

Kortom, een leuke, veelzijdige functie voor een ervaren ondersteuner bij een groeiende organisatie die aandacht heeft voor de maatschappij.

Quote

"Vaardigheden kun je aanleren, persoonlijkheid verander je niet."
– Sandra Been

Functie-eisen vacature Office Manager / PA - tijdelijk

  • Je bent een ervaren gepassioneerde in het vak.
  • Je hebt minimaal HBO werk- en denkniveau en beschikt over een relevante opleiding.
  • Je hebt aantoonbare ervaring in een vergelijkbare functie.
  • Je spreekt en schrijft vloeiend en foutloos Nederlands.
  • Uitdagingen ga je aan (en liever nog zie je die aankomen).
  • Je bent gewend in een snelle omgeving te werken en houdt je daarin flexibel (en vrolijk) staande.
  • Je bent in staat om snel, accuraat en zelfstandig te werken.
  • Je bent eager en nieuwsgierig van aard.
  • Je bent pragmatisch en hands-on ingesteld met een pro-actieve houding.
  • Je bent representatief, communicatief vaardig en stressbestendig.

Je bent een Officemanager surplus. Je ‘rulet' het complete kantoor en bent daarin zowel een prettige voortrekker als betrouwbare collega.

Dit hebben we je te bieden:

  • Een mooie tijdelijke uitdaging waarbij je werkt op kantoor. Joepie!
  • Een 32 tot 40-urige werkweek in een prettige werkomgeving met écht leuke collega’s en de lekkerste koffie, leuke borrels en veel gezelligheid. :-) (Tijd voor ontspanning is soms ook nodig).
  • Een flexibele werkplek. Soms werk je in het moderne gebouw in Amsterdam (het Oostenburgereiland) en soms ben je nodig op het goed bereikbare kantoor in Utrecht (Papendorp).
  • Een goed salaris, afhankelijk van ervaring.
  • Tijdelijke functie op uitzendbasis/ detachering of als ZZP'er.

Competenties

  • proactief;
  • discreet;
  • representatief en gastvrij.

Meer weten of direct solliciteren?

Word je enthousiast van deze tijdelijke vacature Office Manager?
Aarzel dan niet en reageer direct op deze vacature via onze website. Let wel!: voor deze fantastische vacature verwachten we een waardevolle motivatie.
Heb je na het lezen van de omschrijving toch nog vragen? Je kunt ons per mail bereiken: info@pureassistants.nl

Het Pure Personality Assessment zal onderdeel uitmaken van de sollicitatieprocedure.

Gegevens

Locatie

Amsterdam / Utrecht

Publicatiedatum

01.07.2021

Contactpersoon

Pure Assistants
van denken naar voelen
van moeten naar plezier
van hardheid naar zachtheid
Pure Assistants Head-Office
PureAssistants
Kruisweg 70
2011 LG, Haarlem
The Netherlands

T 023 2052139
E info@pureassistants.nl
W www.pureassistants.nl
Scroll naar bovenzijde