Management Assistant

Managementassistente pur sang

Wat jammer! De sluitingsdatum om te reageren op deze functie is verstreken.

Voor onze opdrachtgever zijn we op zoek naar een enthousiaste, proactieve en communicatief vaardige managementassistente die tijdelijk het team voor 28-uur komt versterken en het MT Handhaven,
hoofd Directiestaf en meerdere tijdelijke programmaleiders optimaal weet te ondersteunen.

Je werkt als duo samen met een collega. Als 'setje' zijn jullie onmisbaar voor de managers.

Ben jij die ervaren Managementassistente die extra energie krijgt om haar samenwerkingsvaardigheden voor deze opdrachtgever in te zetten? En ben je in ieder geval op vrijdagen beschikbaar? Mooi! Dan ben jij die tijdelijke topper die we zoeken voor dit ministerie.

Wat ga je doen?

Als managementassistente ben je samen met de huidige directiesecretaresse verantwoordelijk voor een brede ondersteuningsvraag voor het MT Handhaven, hoofd Directiestaf en meerdere tijdelijke programmaleiders. Zij moeten er op kunnen vertrouwen dat ze optimaal ondersteund worden in een hectische tijd en werkomgeving.

Samen met je collega zorg je dat jullie onmisbaar zijn voor de managers. In de praktijk doe je dit in een duobaan waarbij jullie deels op dezelfde dagen werken, dus afstemming is essentieel. Met jouw samenwerkingsvaardigheden krijg je hier extra energie van. Daarnaast is het soms nodig om ook elders binnen de organisatie extra te ondersteunen. Ook dit pak je er natuurlijk graag bij op als het nodig is. Je houdt immers van je vak en hebt in korte tijd uitstekende relaties ontwikkeld met je collega’s en het MT.

Even op een rijtje:

  • je houdt de agenda’s en inboxen haarscherp in de gaten;
  • klantvriendelijk afhandelen van binnenkomende telefoontjes, e-mail en post;
  • vergaderstukken verzamel je en zo nodig maak je een dossier aan, zet je de stukken in iBabs en je zorgt voor goede archivering;
  • je organiseert (digitale) vergaderingen, afspraken en bijeenkomsten en zorg je voor de juiste vergaderlocatie;
  • voor diverse overleggen stel je de agenda op, zorgt dat de stukken tijdig beschikbaar zijn en notuleer je desgewenst het overleg;
  • je verzorgt de uitnodigingen en de administratieve processen met betrekking tot werving en selectie;
  • bij het onboardingproces van nieuwe medewerkers bied je ondersteuning bij het aanvragen van ICT-middelen en e-mailaccounts.
  • je registreert ziek- en betermeldingen en zo nu en dan regel je een bloemetje voor een zieke collega of een cadeau voor een jubilaris;
  • als management assistant onderhoud je een relatienetwerk;
  • je hebt regelmatig contact met de in- en externe contacten van het management;
  • je bewaakt – samen met de directiesecretaris – de acties van het management. Indien gewenst zet je ze vast uit;
  • je hebt regelmatig contact met je collega managementondersteuners en neemt deel aan gezamenlijke bijeenkomsten;
  • met jouw ervaring en expertise draag je bij aan het continue verbeteren van de ondersteunende en administratieve processen.

Quote

"Nieuwe problemen, vragen nieuwe oplossingen"

Jij beschikt over:

In deze dynamische omgeving is het veelzijdige vak van managementondersteuner sterk in ontwikkeling. Daar word jij niet alleen enthousiast van, je wilt hierin ook voorop lopen en je collega’s erin meenemen en enthousiasmeren.

Je profiel:

  • een hoog energie niveau en kunt snel schakelen;
  • een proactieve instelling en werkt mee aan de continue optimalisering van onze werkprocessen en dienstverlening
  • je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke stukken en gegevens;
  • je stelt hoge eisen aan de kwaliteit van de geleverde prestatie en streeft naar voortdurende verbetering van processen en resultaten;
  • een klantvriendelijke instelling, met een juiste balans tussen een dienstverlenende en een assertieve houding;
  • je bent loyaal en flexibel;
  • als managementassistente beschik je over uitstekende communicatieve en schriftelijke vaardigheden;
  • je bent in staat te leren van je eigen ervaringen en daardoor te groeien in je ontwikkeling;
  • uitstekende kennis van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

Wensen:

  • minimaal een afgeronde MBO-4 secretariële opleiding;
  • 3 jaar werkervaring met het bieden van managementondersteuning vanuit posities waarin je je snel wegwijs moet maken binnen de nieuwe organisatie;
  • ervaring met notuleren;
  • naast bovengemiddelde en actuele kennis van MS Office beschik je over kennis van Ibabs, Worldmeetings en de tool TEM.

Let op: Bij je indiensttreding bij onze opdrachtgever vragen wij je om een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) aan te vragen bij de gemeente waar je ingeschreven staat.

Dit hebben we je te bieden:

  • Het uurtarief is afhankelijk van opleiding en ervaring en bedraagt maximaal € 55,- per uur.
  • Een tijdelijke aanstelling voor 4 maanden (startdatum rond half mei (zal nader worden bepaald)), met mogelijkheid tot verlenging.
  • Gemiddeld 28 uur per week, in ieder geval vrijdag beschikbaar, andere dagen in overleg.
  • Locatie is vooralsnog 100% thuis werken, mogelijk maximaal 2 dagen per week op kantoor in Utrecht (loopafstand Station) na de zomervakantie.

Competenties

  • proactief;
  • klantvriendelijk;
  • loyaal en flexibel.

Meer weten of direct solliciteren?

Word je enthousiast van deze vacature Management Assistant?
Aarzel dan niet en reageer direct op deze vacature via onze website.

De reactietermijn sluit op dinsdag 4 mei 2021 om 12:00uur.

Heb je na het lezen van de omschrijving toch nog vragen? Je kunt ons per mail bereiken: info@pureassistants.nl

Het Pure Personality Assessment zal onderdeel uitmaken van de sollicitatieprocedure.

Gegevens

Locatie

Thuis/ Utrecht

Publicatiedatum

26.04.2021

Contactpersoon

Pure Assistants
van denken naar voelen
van moeten naar plezier
van hardheid naar zachtheid
Pure Assistants Head-Office
PureAssistants
Kruisweg 70
2011 LG, Haarlem
The Netherlands

T 023 2052139
E info@pureassistants.nl
W www.pureassistants.nl
Scroll naar bovenzijde