Tijdelijke Bestuursondersteuner/Office Manager

[functie_o]

Jammer, deze vacature is niet meer beschikbaar. Ben jij wel geïnteresseerd? Laat het ons weten, wie weet kunnen we met een andere vacature iets voor je betekenen.

Ben jij op zoek naar een uitdagende positie waarbij je letterlijk dichtbij het vuur zit? Heb je ervaring als gastvrouw, receptioniste, en kun je moeiteloos schakelen tussen verschillende taken? Dan ben jij wellicht de dynamische Bestuursondersteuner/Office Manager die we zoeken!

Als Bestuursondersteuner/Office Manager ben je de spil van ons bestuurskantoor en draag je bij aan het soepel verlopen van onze dagelijkse activiteiten. Met jouw werkplek in het hart van de organisatie ben je continu betrokken bij de besluitvorming en het reilen en zeilen van de organisatie. Jouw uitdagingen liggen in leiderschap en het diverse takenpakket!

Enthousiast? Lees snel verder!

Wat ga je doen?

De werkzaamheden van deze rol kunnen worden onderverdeeld in twee delen:

Werkzaamheden Bestuur

• Persoonlijke ondersteuning van de bestuurder; agendabeheer, correspondentie  verwerken, meetings organiseren waaraan de bestuurder deelneemt, verwerken van  inkomende telefoontjes en post/e-mail voor de bestuurder.  
• Bestuursondersteuning; in opdracht agenda en vergaderstukken directieberaad  opmaken en versturen; notuleren bijeenkomsten. Niet iedere week.
• Je bent verantwoordelijk voor dagelijkse administratieve processen en je kunt hierop adviseren. 

Werkzaamheden Receptie

• Beheer telefoon en receptie; afhandelen binnenkomende telefoontjes, representatieve  ontvangst van gasten en aannemen diverse leveranties;
• Facilitair en catering; voorraadbeheer (kantoormateriaal, catering), erop toezien dat  vergaderruimtes,  receptie en keukenfaciliteiten representatief zijn en operationeel; 
• Post verzorgen: aannemen binnenkomende post, inschrijven en verdelen van post;  verwerken uitgaande post. Afhandelen van  binnenkomende mail;
• Beheren agenda vergader- en spreekkamers en verzorgen van de logistieke organisatie  van personeelsbijeenkomsten; 
• Verzorgen lief & leed attenties en algemene attenties voor alle personeelsleden (bijv.  kerstpakketten); 
• Beheren parkeervergunningen bestuursbureau.

Quote

Your most important work is always ahead of you, never behind you.

Functie-eisen vacature [functie_o]

• Voorkeur ervaring in het onderwijs.
• Uitstekende taalbeheersing van de Nederlandse taal en goede taalbeheersing van de  Engelse taal; 
• Met het oog op je positie in de organisatie herken je jezelf in deze kenmerken: Loyaal,  integer, discreet en diplomatiek; 
• Je bent proactief en oplossingsgericht; 
• Je bent een stressbestendige en zelfstandige multitasker; je kunt een inschatting maken van urgentie op onderwerpen en binnenkomende vragen; 
• Ervaring met notuleren;
• Je bent digitaal vaardig: bekend met presentatie, technische en technologische ontwikkelingen; Cloudapplicatie, CMS, videoconferenties, etc.

Dit hebben ze je te bieden:

• Voorkeur fulltime, anders 4 dagen per week op kantoor.
• Een opdracht per 30 oktober t/m februari 2024.
• Een uitdagende positie in het hart van het onderwijs in Amsterdam.
• De kans om samen te werken met een gepassioneerd team van onderwijsexperts.
• Een dynamische werkomgeving waar geen dag hetzelfde is.

Competenties

• Loyaal
• Integer
• Discreet
• Diplomatiek
• Proactief 
• Oplossingsgericht

Meer weten of direct solliciteren?

Word je enthousiast van deze vacature Tijdelijke Bestuursondersteuner/Office Manager?
Aarzel dan niet en reageer direct op deze vacature via onze website.
Heb je na het lezen van de omschrijving toch nog vragen? Je kunt ons per mail bereiken: info@pureassistants.nl

Het Pure Personality Assessment zal onderdeel uitmaken van de sollicitatieprocedure.