Secretaresse Raad van Bestuur in het onderwijs

Vacature [functie_o]

Helaas, deze vacature is niet meer beschikbaar. Ben jij wel geïnteresseerd? Laat het ons weten en wie weet kunnen we met een andere vacature iets voor je betekenen.

Hey jij daar! Ben jij dé enthousiaste, energieke, attente en vlotte Secretaresse Raad van Bestuur, die graag het College van Bestuur ondersteunt in een informele setting? Dan hebben we jou nodig!

Onze opdrachtgever in het middelbaar onderwijs is op zoek naar een Secretaresse Raad van Bestuur voor 32-40 uur in de week. Geen dag is hetzelfde bij hen op kantoor, wat zorgt voor veel uitdaging en afwisseling. Je bent een belangrijke schakel tussen het CvB en een superster als het gaat om het bieden van secretariële, organisatorische en administratieve ondersteuning. Je wordt blij van dingen regelen en organiseren, legt makkelijk contact met medewerkers en weet snel wat er speelt binnen de instelling van onze opdrachtgever. Je werkt nauw samen met de bestuurssecretaris en bent de ogen en oren van het bestuur. 

Ben je klaar om het bestuur te verbazen met jouw proactieve, attente en vlotte manier van werken? Lees dan snel verder!

Je aandachtsgebieden als [functie_o]

Je bezigheden als Secretaresse Raad van Bestuur, aka duizendpoot zijn erg afwisselend. Zo bewaak en stroomlijn je bijvoorbeeld de besluitvormingsprocessen en procedures, zorg je ervoor dat besluiten en vastgestelde documenten op het intranet worden gezet en coördineer je de voorbereiding van bestuurlijke overleggen. Maar ook houd je je bezig met:

• Bijhouden van relevante wet- en regelgeving en de bestuurssecretaris hierop attenderen;
• Signaleren en verspreiden van relevante informatie ten behoeve van het managementteam;
• Verzamelen, ordenen en bewerken van documenten en gegevens ten behoeve van het opstellen van managementinformatie, rapportages en notities opstellen;
• Beheren en bewaken van agenda's en regelen van afspraken;
• Tijdig zorgdragen voor de juiste vergaderstukken, notuleren op laptop en bewaken van genomen besluiten;
• Zorgdragen voor juiste en fijn leesbare verslagen, opstellen van brieven, mails, nota’s en inkomende mail/ post en telefoongesprekken inschatten op belang en urgentie;
• Doornemen van weekactiviteiten en aanbrengen van samenhang tussen verschillende activiteiten; 
• Ordenen en bijhouden van het digitale en fysieke archief; 
• Als aanspreekpunt fungeren voor zowel interne als externe personen over secretariële en organisatorische zaken.

Tot slot lever je een bijdrage aan het organiseren van in- en externe activiteiten en zet je je graag in voor events, waar het bestuur bij betrokken is. Zie je door de bomen het bos nog? ;-) Mooi!

Quote

"Your most important work is always ahead of you, never behind you."

Functie-eisen vacature [functie_o]

• Je hebt minimaal een hbo werk- en denkniveau en bent een 'opgeleide' directiesecretaresse/ management assistente.
• Je hebt minimaal 3 tot 5 jaar relevante ervaring in een soortgelijke functie. Ervaring in het onderwijs is een pré.
• Je weet de fijne kneepjes van agendabeheer en het plannen, organiseren en coördineren van activiteiten.
• Je bezit uitstekende digitale vaardigheden en kunt goed overweg met MS Office en Teams.
• Je kunt goed zelfstandig werken en bent communicatief zeer vaardig (zowel mondeling als schriftelijk), sensitief en legt gemakkelijk contact met anderen.
• Je bent loyaal, integer en je kan discraat omgaan met vertrouwelijke informatie.
• Je vindt het leuk om bezoekers te ontvangen.
• Vanzelfsprekend lever je kwaliteit, wil je graag resultaten boeken en ben je op je best in hectische flexibele omstandigheden. Met je enthousiaste, representatieve, proactieve en servicegerichte houding doe je ons keer op keer versteld staan.

Dit hebben we je te bieden:

• Een informele, professionele en innoverende cultuur.
• Een leuke baan voor 4 of 5 dagen per week.
• Het bruto maandsalaris ligt tussen € 2.769,- en € 4.146,- (schaal 9) bij een betrekkingsomvang van 100%. Verder kun je rekenen op een eindejaarsuitkering van 8,33%, een royale vakantieregeling, interessante pensioenvoorziening, een reisvergoeding woon-werk en een bijdrage in de ziektekosten. Kortom....genoeg te bieden.
• Je bent de ogen en oren van het Bestuur, dus hebben je het liefst zo veel mogelijk op kantoor. We moedigen je graag aan met een gezellige sfeer op kantoor. Af en toe vanuit huis werken kan natuurlijk wel.

Competenties

• verbindend;
• multitasker;
• enthousiast.

Meer weten of direct solliciteren?

Word je enthousiast van deze vacature Secretaresse Raad van Bestuur?
Aarzel dan niet en reageer direct op deze vacature via onze website.

Heb je na het lezen van de omschrijving toch nog vragen? Je kunt ons per mail bereiken: info@pureassistants.nl