Office Manager (en sociaal sleutelfiguur!) bij leuke investeringsmaatschappij

Vacature [functie_o]

Voor een leuke investeringsmaatschappij die nog lang niet klaar is met groeien zoeken we het allereerste aanspreekpunt. Zo iemand die binnenstapt en meteen verantwoordelijkheid pakt. 

Niets of niemand komt het kantoor binnen zonder eerst jou te passeren. Omdat alle inkomende communicatie - online en offline - via jou loopt, leunt het management stevig op jouw onderscheidingsvermogen. Je bent niet alleen het eerste aanspreekpunt voor alle partijen, maar distribueert daarnaast alle inkomende communicatie naar de juiste plek in de organisatie.  

Je vervult dus echt een sleutelrol. Jij weet precies waarmee iedereen zich bezighoudt en waar alles ligt. Je pakt als vanzelf de telefoon, houdt agenda’s, afspraken, meetings en events stevig onder de duim en verwijst iedereen door naar de juiste contactpersoon. 

Moeten we noemen dat jij toegankelijk en vriendelijk bent? Een serieuze sfeermaker? Die held die iedereen stevig in zijn rol zet?

Voor jou niet nodig. Dit is jouw stijl. Lees verder!

Wat je gaat doen

Als gedreven Office Manager heb je een dienstverlenende en proactieve stijl. Je toont eigenaarschap en weet precies wie je waarvoor moet benaderen. Je onderscheidt bijzaken van hoofdzaken en neemt met jouw professionele stijl echt jouw plek in. 

Je werkt graag mee aan het succes van deze organisatie, die zich beweegt in Defensie, Inlichtingen en Veiligheid. Samen met jouw collega's werk jij aan optimale administratieve, operationele en tactische ondersteuning en maximale efficiëntie en effectiviteit. Op die manier stel je het management in staat een zo groot mogelijke persoonlijke en zakelijke impact te hebben. 

Een greep uit jouw gevarieerde takenpakket:

• je bent het gezicht van de organisatie en een gastvrouw voor iedereen;
• je anticipeert op behoeften en biedt ondersteuning op hoog niveau;
• je fungeert zowel in- als extern als contactpersoon en bent de verbindende schakel;
• je beheert de agenda en distribueert heel gestructureerd alle inkomende e-mails;
• je notuleert vergaderingen met externe partijen en volgt de actiepunten proactief op;
• je organiseert interne en externe evenementen;
• je ondersteunt bij het regelen van kantoorbenodigdheden en faciliteiten;
• je coördineert lunch en vergaderzalen;
• je zorgt voor een gestructureerd archiefsysteem.

Quote

"The biggest risk of all is not taking one" 

Jij werkt...

... zelfstandig en hebt een heel scherp gevoel voor kwaliteit. Je kunt goed omgaan met vertrouwelijke informatie en werkt met een hoge mate van integriteit en accuratesse. Daarnaast heb je veel (internationale) contacten en dat vraagt iets van je communicatie skills. Duits en Frans verstaan is fijn, maar Engels spreken en schrijven cruciaal. Recente werkervaring in een dynamische omgeving met een hoog werk-denkniveau is handig voor deze functie. Daarnaast beschik je over een frisse helikopterview waarbij je alles aan elkaar verbindt, zowel mensen als processen. 

Wat je nodig hebt op deze post:

• een pragmatische houding, waarbij je hoofd- van bijzaken onderscheidt;
• uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden;
• veel flexibiliteit;
• bedrevenheid met Office;
• een representatieve en professionele uitstraling;
• de bereidheid waar nodig in gaten te springen. 

Jij hebt in elk geval een overvloed aan:

• Ondernemerschap: deze organisatie heeft een uitzonderlijk ondernemende cultuur;
• Zelfsturend vermogen: jij begrijpt hoe het management denkt en weet wat daarbij wel en niet past. Jij handelt, business-wise, zoveel mogelijk voor hen af;
• Positieve energie: jij staat aan, staat positief in het leven en kunt jezelf en anderen makkelijk motiveren, maar dan wel vanuit een basis van rust;
• Sociale skills: als aanspreekpunt in deze organisatie ben je toegankelijk en prettig in de omgang. 

Deze jonge, professionele en vriendelijke organisatie biedt:

• een werkweek van 40 uur (36 uur is bespreekbaar, maar minder niet);
• concurrerende arbeidsvoorwaarden;
• de kans om trainingen te volgen en door te groeien;
• een gedreven werksfeer met net zulke ondernemende collega's als jij;
• de mogelijkheid indirect bij te dragen aan een veiliger samenleving.

Competenties

• ondernemerschap;
• initiatief;
• resultaatgerichtheid;
• onderscheidingsvermogen;
• kwaliteitsbesef;
• resultaatgerichtheid;
• vasthoudendheid
• bereidheid tot samenwerken;

Meer weten of direct solliciteren?

Word je enthousiast van deze vacature Office Manager (en sociaal sleutelfiguur!)?
Aarzel dan niet en reageer direct op deze vacature via onze website.
Graag lezen wij in jouw motivatie, de reden waarom jij goed in deze veelzijdige rol past. We zien graag je persoonlijkheid en communicatiestijl terug in deze motivatie!

Heb je na het lezen van de omschrijving toch nog vragen? Je kunt ons per mail bereiken: info@pureassistants.nl

Het Pure Personality Assessment zal onderdeel uitmaken van de sollicitatieprocedure.