Office Manager

Ben jij een doorpakker die moeiteloos schakelt tussen organiseren, ondersteunen en verbinden?

Voor deze veelzijdige functie zoeken we iemand die Office Manager, HR-assistent én managementondersteuner in één is. Je bent het kloppend hart van het kantoor: je houdt de dagelijkse gang van zaken strak georganiseerd, ondersteunt het management én denkt mee op het gebied van HR-processen en medewerkersbetrokkenheid.

Je werkt in een internationale omgeving met collega’s van over de hele wereld, schakelt voortdurend tussen praktische details en grotere lijnen, en zorgt dat alles soepel verloopt — van de ontvangst van bezoekers tot agendabeheer, teamuitjes en onboarding.

Klinkt dat als jouw ideale mix? Dan is dit dé rol voor een energieke en scherpzinnige regelaar die graag eigenaarschap pakt en overal nét een stap eerder aan denkt.

Wat je gaat doen

Jouw rol is breed en dynamisch, met veel ruimte voor eigen initiatief. Je belangrijkste aandachtsgebieden:

• Je bent de gastvrije host die bezoekers en nieuwe collega’s zich direct thuis laat voelen.
• Je houdt de agenda’s strak in de hand en zorgt dat vergaderingen en evenementen vlekkeloos verlopen.
• Je werkt samen met leveranciers, beheert kantoorbenodigdheden en zorgt dat alles altijd tiptop in orde is.
• Je coördineert IT-vraagstukken met interne en externe partijen.
• Je organiseert gezellige teamactiviteiten en zorgt dat iedereen graag naar kantoor komt.
• Je ondersteunt bij HR-processen, zoals onboarding, verzekeringen en interne communicatie.
• Je houdt de administratie up-to-date en zorgt dat facturen en documenten netjes verwerkt worden.
• Je bent hoofd BHV, beheert het RI&E-plan en regelt opfristrainingen en veiligheidsinitiatieven.

Quote

"Wat nodig is, is een beker kennis, een vat vol liefde en een oceaan van geduld"

Jij werkt...

…als een echte verbinder. Je weet overzicht te houden, denkt vooruit en krijgt energie van een dynamische, internationale werkomgeving. Je bent gastvrij, zelfstandig én een kei in schakelen tussen uiteenlopende taken.

Dit neem je mee:

• Minimaal MBO-4 of HBO-werk- en denkniveau in een secretariële, administratieve of managementrichting.
• 3–5 jaar ervaring in een vergelijkbare rol, liefst binnen een internationale omgeving.
• Uitstekende beheersing van Nederlands en Engels (Engels is de voertaal op de vloer)
• Ervaring met Microsoft Office; kennis van SharePoint en Asana is een pré.
• Je bent proactief, georganiseerd, communicatief sterk en oplossingsgericht.
• Je vindt het leuk om met collega’s van verschillende nationaliteiten samen te werken.

Dit hebben ze je te bieden:

• Een veelzijdige functie in een dynamische en internationale omgeving.
• Een salaris tussen €3.300 en €4.100 bruto per maand (o.b.v. 40 uur).
• Een contract voor 32–40 uur per week.
• Een werkplek op loopafstand van Utrecht Centraal (er is geen parkeergelegenheid).
• Volledige reiskostenvergoeding of NS-abonnement voor woon-werkverkeer.
• Een netto maandelijkse vergoeding van €110 voor zorgkosten.
• Een laptop en mobiele telefoon van de zaak.
• Veel ruimte voor eigen initiatief, ideeën en ontwikkeling
• Ruimte voor een duo-functie.

Competenties

• Gastvrij & verbindend

• Organisatorisch sterk

• Communicatief vaardig

• Proactief & verantwoordelijk (eigenaarschap)

• Positieve “can do”-mentaliteit

Meer weten of direct solliciteren?

Word je enthousiast van deze vacature Office Manager?
Aarzel dan niet en reageer direct op deze vacature via onze website.
Graag lezen wij in jouw motivatie, de reden waarom jij goed in deze veelzijdige rol past. We zien graag je persoonlijkheid en communicatiestijl terug in deze motivatie!

Heb je na het lezen van de omschrijving toch nog vragen? Je kunt ons per mail bereiken: info@pureassistants.nl

Het Pure Personality Assessment zal onderdeel uitmaken van de sollicitatieprocedure.