Executive Assistant/Office Manager in de Luchtvaart

Vacature voor een Executive Assistant & Office Manager bij een internationale luchtvaartorganisatie

Helaas, deze vacature is niet meer beschikbaar. Ben jij wel geïnteresseerd? Laat het ons weten en wie weet kunnen we met een andere vacature iets voor je betekenen.

Met specialistische kennis en expertise draagt het bevlogen team van SGI Aviation dagelijks bij aan efficiënte en veilige luchtvaart in een verbonden wereld. 

Deze internationale organisatie wil haar gepassioneerde team uitbreiden met een echt organisatorisch en multidimensionaal talent. Een heuse superheld, die niet alleen de CEO en het managementteam ondersteunt, maar er óók voor zorgt dat alles op het Amsterdamse kantoor (en alle kantoren wereldwijd) dagelijks op rolletjes loopt.

Jouw vaardigheden en positieve energie zijn de ruggengraat van de productiviteit en het succes van het team. Je boekt reizen en accommodaties voor de CEO en het management team, die allemaal veelvuldig reizen. Je plant vergaderingen en houdt agenda's bij. Daarnaast ben je betrokken bij alle dagelijkse kantooractiviteiten, ondersteun je het verkoop-, marketing- en financiële team en organiseer je evenementen. Tot slot bied je het team van wereldwijde medewerkers de helpende hand bij alles wat betrekking heeft op de dagelijkse operatie. 

Dit is een fantastische kans om te werken voor een energiek, gepassioneerd, internationaal en multicultureel team. Om ervoor te zorgen dat het team zich volledig kan concentreren op zijn specialistische werkzaamheden, heeft de organisatie behoefte aan een Executive Assistant & Office Manager die praktisch en zorgzaam is, maar vooral uitstekend kan plannen en organiseren. Iemand die zeer flexibel is, goed Engels spreekt en de wens (en het geduld) heeft om met een multicultureel team van technici te werken dat... nou ja, inderdaad wat technisch is! ;-)

Wat je als Executive Assistant en Office Manager bij SGI Aviation gaat doen:

• Je bent verantwoordelijk voor alle taken die samen hangen met een goede organisatie van alle kantoren wereldwijd (waaronder bijvoorbeeld de vereisten met betrekking tot Health & Safety);
• Je  ondersteunt de CEO en het Management Team bij het plannen van vergaderingen en het regelen van afspraken, conferenties, bedrijfsevenementen en alle bijbehorende reizen en accommodaties;
• Je bent account manager van TravelPerk (het boekingsplatform voor zakelijk reizen)
• Je ondersteunt het Finance Team en kijkt samen met hen voortdurend naar mogelijkheden om te besparen op kantoorkosten;
• Je houdt overzicht over alle verstrekte creditcards en houdt bij welke transacties daarmee voor SGI zijn uitgevoerd; 
• Je helpt het Sales en Marketing Team bij de coördinatie en voorbereiding van marketingevenementen en marketingmateriaal;
• Als dat nodig is, ondersteun je ook het Sales en Marketing Team met allerlei werkzaamheden. Het is mooi als je kennis hebt van HubSpot (software voor marketing-, verkoop- en klantenservice);
• Ondersteunen van de Legal Counsel en/of HR Manager bij in- en uitdiensttreding van medewerkers;
• Je mag ondersteunen bij het vinden van een nieuwe kantoorlocatie en alle activiteiten daaromtrent coördineren!

Het is de bedoeling dat je deze taken uitvoert vanuit het kantoor in Amsterdam. Het kan zijn dat je van tijd tot tijd voor je werk reist!

Quote

If you aim high, the sky is the limit!

Wat je nodig hebt om te slagen:

Je bent:

• een rustige en representatieve professional, zelfs onder druk;
• proactief en betrokken;
• effectief in je - mondelinge en schriftelijke - communicatie;
• bedreven in het Engels;
• zeer georganiseerd en gedisciplineerd;
• eerlijk, transparant en in staat om tijdig weloverwogen beslissingen te nemen; en
• zowel een teamplayer als een initiatiefrijke self starter; 

Het spreekt voor zich dat je:

• kunt werken in een snel veranderende omgeving;
• oog hebt voor detail en probleemoplossende vaardigheden bezit; en
• hoge kwaliteitsnormen toepast op alle taken die je onderneemt.

Wat wij bieden:

• Een absoluut fantastische en uiterst gevarieerde baan in een internationale en multiculturele omgeving;
• Het potentieel voor veel verantwoordelijkheid en eigenaarschap;
• De mogelijkheid om te groeien en bij te dragen op de manier die echt bij jou past;
• Een gemakkelijk bereikbare werkomgeving in Amsterdam, dicht bij de Amsterdam Arena;
• Een werkweek van 40 uur;
• Een pensioenregeling;
• Bijdrage aan je zorgverzekering;
• Reiskostenvergoeding;
• Een bedrijfstelefoon en laptop;
• Een discretionaire jaarlijkse bonus (gebaseerd op prestaties!); en
• Marktconforme beloning.

Vaardigheden:

• Minimaal 2 jaar ervaring in een vergelijkbare functie;
• Een relevante opleiding voor executive assistant of office manager;
• Flexibiliteit;
• Aanpassingsvermogen;
• Loyaliteit;
• Betrouwbaarheid; en
• Toewijding.

Meer weten of direct solliciteren?

Ben je enthousiast over deze vacature als Executive Assistant/Office Manager?

We willen snel handelen, dus aarzel niet om jezelf voor te stellen en te reageren op deze vacature via onze website.

Upload je cv met een doordachte sollicitatiebrief waarin je uitlegt waarom je geschikt zou zijn voor deze rol.

Heb je nog vragen na het lezen van de beschrijving? Je kunt ons bereiken via e-mail: info@pureassistants.nl of stuur ons een WhatsApp-bericht naar 06 - 42 19 62 53.

Het Pure Personality Assessment maakt deel uit van de sollicitatieprocedure.