Directiesecretaresse

De spin in het web die alles soepel laat draaien

Stel je voor: een directeur met een bomvolle agenda, een net opgerichte directie die nog alle kanten op beweegt, en een organisatie waar elke dag wel iets onverwachts op je pad komt. Klinkt als chaos? Voor jou klinkt het als een gewone dinsdag.

Wij zoeken een directiesecretaresse die niet alleen agenda's beheert, maar echt het overzicht houdt als anderen dat even kwijt zijn. Iemand die met een blik ziet wat er moet gebeuren, drie stappen vooruitdenkt en ondertussen nog tijd vindt voor een goed gesprek in de gang. In Amsterdam ondersteun jij een directeur en een aantal managers binnen een grote, maatschappelijk betrokken organisatie in de vastgoedsector. 24 uur per week, zo snel mogelijk starten, en in eerste instantie voor 6 maanden, met alle ruimte om jezelf echt onmisbaar te maken.

Wat je gaat doen

Jouw werkdag begint met een Outlook die er al mee bezig is geweest terwijl jij nog koffie zette. En dat is precies waar jij van houdt. Als directiesecretaresse Bedrijfsvoering ben jij de stille kracht achter een directie die net van de grond is gekomen en lekker op stoom begint te komen.
Concreet betekent dat:

• Agenda's managen, en dan niet zomaar agenda's. Complexe, vol-geboekte, vol-tegenstrijdige-belangen-agenda's van de directeur en een aantal managers.

• Vergaderingen van A tot Z begeleiden, voorbereiden, coördineren en daarna ook opvolgen wat er is afgesproken.

• Schakelen en vooruitdenken, ad hoc zaken oppakken zonder dat je de lange termijn uit het oog verliest.

• Informatiestromen bewaken, jij weet wie wat wanneer moet weten, en zorgt dat dat ook echt gebeurt.

• Afstemmen met stakeholders, intern én extern, altijd met gevoel voor de bestuurlijke verhoudingen.

• Meedenken over verbetering, want een goed georganiseerd secretariaat maak je samen. Je werkt nauw samen met collega-secretaresses en managementassistenten binnen de organisatie.

Quote

"Jij bent degene die weet wat er speelt, regelt wat er moet gebeuren, en dat allemaal zonder dat iemand het doorheeft."

Over jou op deze rol

Dit is geen instapfunctie. We zoeken iemand die al eens in het oog van de storm heeft gestaan en daar rustig bleef staan ook. Herken jij jezelf hierin?

• Je hebt hbo werk- en denkniveau en ruime ervaring als directie- of bestuurssecretaresse, bij voorkeur in een complexe organisatie.

• Je straalt rust en overzicht uit, ook als drie mensen tegelijk iets urgent hebben.

• Je hebt bestuurlijk inzicht: je begrijpt de verhoudingen, leest tussen de regels en weet wanneer je moet doorvragen en wanneer je gewoon regelt.

• Je bent discreet en integer, vertrouwelijke informatie behandel je zoals je dat zelf ook zou willen.

• Je beheerst het Nederlands uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk.

• Je werkt vlot met Office 365 (Outlook, Word, OneNote, Excel). Ervaring met iBabs? Mooi meegenomen.

• Je bent proactief en zelfstandig, maar je weet ook wanneer samenwerken het verschil maakt.

Dit hebben ze je te bieden:

• Een opdracht van 24 uur per week in Amsterdam, goed bereikbaar, bruisende omgeving.

• Een salaris van €3.978 - €5.017 op basis van 36 uur.

• Een tijdelijke opdracht van 6 maanden via detachering, zo snel mogelijk startend.

• Een rol binnen een organisatie die er écht toe doet, je werkt in de volkshuisvesting, waar jouw bijdrage direct impact heeft op mensen en de stad.

• Een directe, persoonlijke begeleiding vanuit Pure Assistants, wij zijn er niet alleen bij het tekenen van het contract, maar gedurende de hele opdracht.

• Ruimte om jezelf te laten zien als de professional die je bent. Geen micromanagement, wel waardering.

Competenties

• Organisatievermogen

• Stressbestendigheid

• Discretie

Meer weten of direct solliciteren?

Word je enthousiast van deze vacature Management Assistant?
Aarzel dan niet en reageer direct op deze vacature via onze website.
Graag lezen wij in jouw korte motivatie de reden waarom jij goed in deze veelzijdige rol past. We zien graag je persoonlijkheid en communicatiestijl terug in deze motivatie!

Heb je na het lezen van de omschrijving toch nog vragen? Je kunt ons per mail bereiken: info@pureassistants.nl

Het Pure Personality Assessment zal onderdeel uitmaken van de sollicitatieprocedure.