Tijdelijke Bestuurssecretaresse

Helaas, deze vacature is niet meer beschikbaar. Ben jij wel geïnteresseerd? Laat het ons weten en wie weet kunnen we met een andere vacature iets voor je betekenen.

Jouw belangrijkste doel is tijdelijk de Raad van Bestuur en de bestuurssecretaris met veel verve te ondersteunen. Je werkt gemakkelijk samen en neemt ook de regie als het gaat om het coördineren van werkzaamheden, het monitoren van de voortgang en het bewaken van de kwaliteit. En oh ja, je hebt een hart voor de zorg. Klinkt goed? Dan is dit de opdracht die jou op het lijf is geschreven.

Elke dag is anders in deze veelzijdige functie. In het begin van de dag duik je in het complexe agendabeheer en beheer je verschillende mailboxen. Daarna bereid je een belangrijke vergadering voor en verzamel je de stukken. Je notuleert nauwkeurig en werkt de punten achteraf uit zodat iedereen goed geïnformeerd blijft.

Halverwege de dag stel je jaarplanningen op en werk je diverse registers (bijvoorbeeld KvK) en archieven bij. Je houdt alles strak georganiseerd. En dan is het tijd voor de organisatie van een workshop of een grote bijeenkomst. Jij zorgt ervoor dat alles tot in de puntjes is geregeld.

In samenwerking met de bestuurssecretaris houd je alle actiepunten en afspraken in de gaten. Je ondersteunt de Raad van Toezicht bij de werving van nieuwe leden en coördineert de communicatie naar diverse stakeholders. Met jouw sociale vaardigheden onderhoud je professionele en gastvrije contacten, zowel binnen als buiten de organisatie.

Omdat jij als geen ander weet om te gaan met moderne automatiseringssystemen, ligt bij jou de uitdaging om samen met je collega bestuursassistent een moderniseringsslag te maken en alles effectiever en efficiënter in te richten.

Elke dag biedt nieuwe uitdagingen en kansen om te schitteren in jouw rol als Bestuurssecretaresse.

"The only way to do great work is to love what you do." - Steve Jobs

Jij bent iemand met een HBO werk- en denkniveau, een relevante opleiding en ervaring in een complexe bestuurlijke omgeving op bestuursniveau. Je bent een ster in moderne automatiseringssystemen zoals Microsoft 365 en weet precies hoe je deze tools optimaal kunt inzetten. Organiseren zit in je bloed en je kunt makkelijk prioriteiten stellen.

Je hebt een proactieve werkhouding, bent flexibel en werkt graag zelfstandig. Positiviteit en probleemoplossend denken zijn jouw tweede natuur. Je hebt een dienstverlenende houding en overtuigingskracht, maar durft ook nee te zeggen als dat nodig is. Empathie, organisatiesensitiviteit en discretie zijn voor jou vanzelfsprekend. En natuurlijk ben je beschikbaar voor 32-36 uur per week.

• Een tijdelijke opdracht per direct totdat deze functie voor vast ingevuld is.
• Voor 32-36 uur per week.
• In Haarlem.

Je krijgt veel vrijheid om je werkzaamheden naar eigen inzicht in te richten en hebt de mogelijkheid om deels thuis te werken in overleg met je collega’s.

• Teamspirit
• Analytisch vermogen
• Organisatievermogen
• Proactiviteit
• Sterke communicatieve vaardigheden
• Discretie
• Flexibiliteit

Klaar om dit mooie team naar nieuwe hoogten te brengen als tijdelijke Bestuurssecretaresse en van begin tot eind betrokken te zijn? We horen graag van je!

Heb je na het lezen van de omschrijving toch nog vragen? Mail ons op info@pureassistants.nl