Senior Managementassistent

Vacature Senior Managementassistent

De vacature Senior Managementassistent staat niet langer open

Het secretariaat bij Ontwikkelorganisatie Ruimte zit midden in een ontwikkelingstraject, werkwijzen en cultuur van de verschillende secretariaten wordt meer op elkaar afgestemd. Uniformiteit en uitwisselbaarheid wordt vergroot zodat beter samengewerkt kan worden. Binnen het secretariaat van 12 managementassistenten zoeken we een fulltime Senior managementassistent.

Je bent werkzaam in gilde (afdeling) 2 Ruimtelijke kwaliteit. Je bent verantwoordelijk voor diverse secretariële en administratieve taken ten behoeve van 3 managers. Je werkt binnen deze gilde samen met de andere Managementassistente en de (tijdelijke) gilde-assistent, waar mogelijk vervangen jullie elkaar. Het is belangrijk dat je het leuk vindt om mee te denken om processen die jouw werkveld raken te verbeteren. Je hebt genoeg ervaring met notuleren. Je krijgt de ruimte om ideeën kenbaar te maken binnen deze gilde en verbetervoorstellen te doen. Het gaat om een dynamische functie die de nodige flexibiliteit, assertiviteit en een proactieve houding van je vraagt.

Je hoofdtaken

Dit is de plek:

Je krijgt een plek in het team Secretariaat (circa 12 medewerkers) dat een coördinator heeft. Jij werkt primair voor de directeur die verantwoordelijk is voor de aandachtsgebieden ruimtelijke en economische ontwikkeling, je bent ook beschikbaar als vervanging voor de ondersteuner van de andere directeur en daarnaast werk je veel samen met een functioneel team van mensen die een rol hebben in de ondersteuning en advisering van directie en bestuur.

Je kerntaken bestaan uit:

  • Je beheert de agenda van drie managers.
  • Je verzorgt de actielijst van het managementteam, zet acties uit en bewaakt dit proactief voor het management.
  • Je organiseert bijeenkomsten.
  • Je pakt HRM-ondersteunende uitvoerende administratieve taken op voor de gilde. O.a. afspraken maken met de bedrijfsarts, zaken regelen bij indiensttreding van medewerker en administratieve ondersteuning bij mutaties van medewerkers.
  • Je zorgt samen met je naaste collega voor een dekkende bereikbaarheid.
  • Je beheert samen met je naaste collega de secretariaatsmailbox en handelt verzoeken zelfstandig af. Je zorgt voor een uniforme werkwijze en een overzichtelijke mailbox.
  • Je kunt proactief en adequaat gemaakte afspraken signaleren en zorgen voor opvolging.
  • Bij afwezigheid van de collega’s op de frontoffice van het secretariaat wordt teruggevallen op bezetting door de managementassistenten, hierin draai je dan ook mee. Dit gaat via een vast rooster.
  • Je stelt een handleiding secretariaat gilde 2 op in samenwerking met je naaste collega.

Quote

Your most important work is always ahead of you, never behind you.

Dit breng je mee:

Als medewerker afdelingssecretariaat ben je professioneel, proactief en nauwkeurig. Dynamiek, snelheid en kwaliteit zijn kernbegrippen voor de werkomgeving. Je werkt zelfstandig, kunt prioriteiten stellen in je werkuitvoering, bent analytisch, flexibel en stressbestendig. Vanzelfsprekend ben je communicatief vaardig.

  • Je bent professioneel, proactief en nauwkeurig.
  • Je hebt een zelfstandige en krachtige werkhouding en je hebt goed overzicht op je eigen werk. Je bent assertief, klantgericht en communicatief zeer vaardig. Je maakt knelpunten op een prettige manier kenbaar en bent oplossingsgericht.
  • Je bent in staat kennis van de processen binnen Ruimte snel eigen te maken en je weet wat er speelt.
  • Je hebt affiniteit en aantoonbare ervaring met het verbeteren van interne werkprocessen.

Je beschikt over een afgeronde opleiding op in ieder geval Mbo-4 niveau. Daarnaast heb je minimaal 5 jaar werkervaring als assistent (of een vergelijkbare functie) in een dynamische omgeving bij een grote organisatie

  • Je beheerst de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
  • Je beheerst MS-Officepakketten Word en Outlook en hebt geen problemen met het leren van nieuwe systemen, zoals Digiplaza, AllBidigit, MUIS, Squit en het Zaaksysteem

Dit hebben we je te bieden:

  • Periode: zo snel mogelijk starten tot eind december 2019, met optie tot verlenging.

  • Inzet: 36 uur per week

  • Zowel freelance als detachering behoort tot de mogelijkheden.

  • Bovengemiddeld salaris

Competenties

  • nauwkeurig;
  • representatief;
  • stressbestendig en snel kunnen schakelen.

Meer weten of direct solliciteren?

Word je enthousiast van deze vacature Senior Managementassistent bij gemeente Utrecht?

Aarzel dan niet en reageer direct op deze vacature via onze website.
Heb je na het lezen van de omschrijving toch nog vragen? Je kunt ons per mail bereiken: info@pureassistants.nl

Het Pure Personality Assessment zal onderdeel uitmaken van de sollicitatieprocedure.

Sluitingsdatum: 9 april 2019

Gegevens

Locatie

Utrecht

Publicatiedatum

02.04.2019

Contactpersoon

Team Pure Assistants
van denken naar voelen
van moeten naar plezier
van hardheid naar zachtheid
Pure Assistants Head-Office
PureAssistants
Kruisweg 70
2011 LG, Haarlem
The Netherlands

T 023 2052139
E info@pureassistants.nl
W www.pureassistants.nl
Scroll naar bovenzijde