Personal Assistant voor directeur culturele organisatie

PA voor directeur

Helaas, deze vacature is niet meer beschikbaar. Ben jij wel geïnteresseerd? Laat het ons weten, wie weet kunnen we met een andere vacature iets voor je betekenen.

Ben jij klaar voor een betoverend avontuur vol muziek en cultuur? Een baan waarin je het leven van mensen verrijkt met verwondering en schoonheid? Elk detail telt en dat geldt ook voor de invulling van jouw rol! Als gedreven en proactieve PA houd jij het overzicht en zorg je ervoor dat jouw directeur altijd goed voorbereid is voor afspraken, ontmoetingen en ontvangsten. Dat betekent ook dat je veelvuldig in de weer zult zijn met het boeken van reizen, accommodaties en tickets. Agendabeheer? Check! Notuleren, archiveren en stralend bezoekers ontvangen? Natuurlijk!

Per 1 november 2023 zijn wij op zoek naar een stralende ster die de directeur van een culturele organisatie in Amsterdam gaat ontzorgen.

Jij bent het eerste aanspreekpunt voor een keur aan internationale relaties. Maar dat is niet alles! Je stelt prioriteiten, maakt planningen, verzamelt cruciale informatie, beantwoordt vragen en verzoeken en nog veel meer. Om dit alles met glans te kunnen doen, verdiep je je in de producties, artistieke teams en de organisatie. Geen straf, toch?

Wat ga je doen:

Op bevlogen, flexibele en inventieve wijze neem je - samen met jouw parttime collega - de volgende taken voor jouw rekening:

het beheren van de drukke agenda en gevulde mailbox van jouw directeur;
het zelfstandig plannen van afspraken en vergaderingen en het bewaken van actiepunten die daaruit voorkomen;
het boeken van reizen en accommodaties;
het (op bondige wijze) notuleren van overleggen.

Quote

Your most important work is always ahead of you, never behind you.

Bedrijfscultuur

Samen met jouw parttime collega ben je de spil van de afdeling en werk je met een keur aan interne en externe contacten. Jullie werken met planners, solisten, pianisten, jong talent, ondersteuning, de bibliotheek, contractmanagement en de studio. Als jij zegt 'dynamiek', dan zeggen wij: bingo!

Dit alles gebeurt in een superfijne atmosfeer met veel inspiratie en teamspirit. Je doet het echt samen. Het kan ook gebeuren dat het rondkrijgen van grote producties die onder veel media-aandacht staan voor enorme stress zorgt. Daar moet je in deze rol expliciet mee kunnen omgaan. Je schermt je waar nodig even af en zorgt goed voor jezelf en elkaar.

Wat zij aanbieden:

een fulltime baan voor 38 uur per week;
een salaris van - afhankelijk van kennis en ervaring - minimaal EUR 2.969 en maximaal EUR 4.115 per maand
een jaarcontract met intentie tot verlenging;
maar liefst 35 verlofdagen (dat is zeven (7) weken!) bij een fulltime dienstverband!;
een goede pensioenregeling;
vakantietoeslag van 8%;
uitstekende opleidingsmogelijkheden;
bijdrage aan sportschoolabonnement;
bijdrage in reiskosten;
aanvullend verzekeringspakket.

Competenties

Je bent een ervaren PA die sterk in haar schoenen staat en de directeur op gezond assertieve wijze veel werk uit handen neemt.

je hebt affiniteit met de grootse en soms dramatische wereld van cultuur;
je houdt van een dynamische omgeving waar veel ad hoc moet gebeuren;
je bent een kei in ontzorgen en zet je in;
maar je weet ook heldere grenzen te stellen, want ook aan jouw vermogens komt een eind;
je kunt je directeur goed afschermen;
je hebt bewezen ervaring als PA (of vergelijkbaar);
je functioneert op HBO of academisch niveau;
je bent flexibel en vindt het niet erg als dingen ineens compleet anders moeten;
je bent bereid om ook buiten werktijd even bij te springen (en compenseert die tijd natuurlijk met een vrij moment);
je bent communicatief (ook schriftelijk) en krijgt dingen met veel flair gedaan;
je hebt een uitstekende beheersing van het Nederlands én het Engels;
je bent natuurlijk handig met MS Office;