Office Manager

Vind jij het heerlijk om in een internationale omgeving met vele culturen te werken? Ben je energiek, een doorzetter met een positieve instelling en denk je altijd een paar stappen vooruit? Dan moeten we jou hebben!

Onze opdrachtgever is een jong, ambitieus en snel groeiend bedrijf dat actief is in de industriële sector en op zoek naar een Office Manager met administratieve en secretariële taken. Je houdt je bezig met het warm ontvangen van gasten, maar zorgt er ook voor dat alles op kantoor op rolletjes loopt. Je bent proactief, denkt graag mee en neemt initiatief. Je bent een sterke communicator, gemotiveerd en hebt een beknopte en duidelijke stijl van communiceren.

Say no more?! Lees dan snel verder!

Als Office en Administratief Medewerker zorg je ervoor dat alles op kantoor soepel rolt en ondersteun je het managementteam en HR.

• Creëer een gastvrije en perfect georganiseerde werkomgeving, waar je bezoekers ontvangt en ervoor zorgt dat alles op kantoor soepel verloopt.
• Wees het centrale aanspreekpunt voor leveranciers en servicepartners zoals IT, schoonmaak en reisbureaus, en zorg dat alle samenwerkingen vlekkeloos verlopen.
• Optimaliseer reisplannen en zorg voor een goed gevulde voorraad terwijl je zorgt voor nauwkeurige administratie en documentatie.
• Werk samen met het internationale IT-team in Singapore om de nieuwste technologische oplossingen te implementeren en IT-vraagstukken efficiënt op te lossen.
• Draag bij aan een betrokken en gemotiveerd team, door HR-initiatieven zoals verzekeringsbeheer en medewerkerbetrokkenheid te ondersteunen.
• Organiseer memorabele evenementen en train nieuwe kantoorbeheerders, waarbij je zorgt voor een vlotte onboarding en positieve werkcultuur.
• Verzorg de secretariële ondersteuning voor het management, inclusief het plannen van belangrijke vergaderingen, reisarrangementen en het vastleggen van afspraken en notulen.

"Your most important work is always ahead of you, never behind you."

• Gastvrij en communicatief sterk: Je voelt je op je gemak in het leggen van contact en het ondersteunen van collega's.
• Opgeleid: je hebt een secretariële of commercieel-administratieve opleiding op MBO-niveau.
• Ervaren: je hebt minimaal 3 jaar ervaring, bij voorkeur in een multinational.
• Organisatorisch talent: Je kunt meerdere taken tegelijk managen, van agendabeheer tot kantoorbeheer.
• Proactief en verantwoordelijk: Je neemt eigenaarschap over je taken en toont initiatief.
• Teamspeler met verbindend vermogen: Je stimuleert samenwerking en een positieve sfeer op kantoor.
• Flexibel en aanpasbaar: Je kunt goed omgaan met veranderingen in prioriteiten en projecten.
• Taalvaardig: Je beheerst zowel Nederlands als Engels goed.
• Ervaring met Microsoft Office, Sharepoint en Asana is een pluspunt.

• Daarnaast is een positieve en hands-on mentaliteit cruciaal voor succes in deze rol.

• Een groeiende en dynamische internationale werkomgeving.
• Salaris tussen de €3.300 en €3.800 afhankelijk van leeftijd en ervaring.
• Functie tussen de 32-40 uur waarbij je op het gezellige kantoor in Utrecht Centraal werkt.
• Reiskostenvergoeding: woonachtig in Utrecht, a Eur 0,21 per km. Woonachtig buiten Utrecht: vergoeding van het NS abonnement NS Traject Vrij
• Netto vergoeding van EUR 110 per maand voor zorgverzekering
• Laptop en mobiel

Belangrijkste kenmerken van de kandidaat:

• Gastvrij
• Verbindend: contact leggen met collega's
• Organisatorisch sterk
• Communicatief sterk
• Sensitief voor behoeften van anderen
• Teamspirit stimuleren
• Durven aanspreken op ongewenst gedrag
• Eigenaarschap nemen
• Proactief en initiatiefrijk
• Positieve houding
• "Can do"-mentaliteit

Word je enthousiast van deze vacature Office Manager en Management Assistent?
Aarzel dan niet en reageer direct op deze vacature via onze website.

Heb je na het lezen van de omschrijving toch nog vragen? Je kunt ons per mail bereiken: info@pureassistants.nl