Office Manager

Vacature Office Manager

Yes... deze kom je niet vaak tegen!
Wij zijn op zoek naar een baas van een Office Manager (32-40u/week)! Jij bent verantwoordelijk voor het gestroomlijnd laten verlopen van diverse secretariële, administratieve organisatorische processen bij een internationaal succesvol softwarebedrijf.

Een creatieve werkomgeving waar verantwoordelijkheid leidt tot groei en ambities topprestaties worden. Je bent als 'ziel' van het bedrijf een betrouwbaar aanspreekpunt, durft kansen te pakken en krijgt energie om te mogen meedenken en -bouwen aan de groei van dit bedrijf.

Ben jij dat? Mooi. We need you!

Wat ga je doen?

Onze opdrachtgever is hard aan het groeien en zij zoeken versterking van een Office Manager.

En wij zullen maar meteen eerlijk zijn: een gemiddelde werkdag bestaat niet bij deze opdrachtgever en ook jouw werkzaamheden kunnen per uur verschillen. Als Office Manager ben je het ene moment dé gastheer/vrouw op kantoor, het andere moment heb je contact met je collega in Duitsland over HR-gerelateerde zaken en weer een moment later controleer je de inkomende facturen.

Jij bent er om het team continu te ontzorgen waar nodig. Je adviseert proactief: gevraagd en ongevraagd. Plannen en organiseren zit in je bloed, je bent stressbestendig en kan ten alle tijden het overzicht bewaren. Je bedenkt nieuwe werkprocessen en verbetert bestaande processen en maakt waar nodig duidelijke handleidingen. Binnenkort zal er een nieuw geautomatiseerd systeem geïntroduceerd worden in het bedrijf. En ook het reizen boeken, zal verder geautomatiseerd worden. Jij bent digitaal vaardig en flexibel genoeg om mee te bewegen met deze veranderingen.

Als Office manager ben jij breed inzetbaar als het gaat om administratieve ondersteunende taken. Denk aan het verwerken van contracten en offertes, het leveren van gevraagde rapportages, maar ook het verwerken van facturen en opvolging debiteuren. Je werkt hiervoor nauw samen met het externe administratiekantoor.

En samen met de Duitse People & Culture afdeling, zorg je voor de perfecte personeelsadministratie en controleer en verwerk je de mutaties in het personeelssysteem (Rexx).

In het team ben jij de sociale verbindende schakel en de vraagbaak voor de collega's. Jij krijgt er energie van om samen met het team met keihard werken, passie voor het vak en humor een prestatie te leveren. Veel van jouw collega’s zullen hybride werken, maar op de momenten dat ze op kantoor zijn, zorg jij voor fijne werkplekken die voldoen aan de daarvoor gestelde veiligheids- en gezondheidseisen en zal je verantwoordelijk zijn voor de ‘Risico-inventarisatie en Evaluatie’ (RIE).

Verder zorg je dat het kantoor er representatief uitziet, maar ook dat alles op voorraad is (boodschappen en kantoorartikelen). Op kantoor ben jij de ster in het bedenken van originele attenties en activiteiten.

Daarnaast ben je ook het eerste aanspreekpunt voor de gasten. Met jouw glimlach, weet je ze warm te verwelkomen.

Kortom; een brede zelfstandige rol, waarbij geen dag hetzelfde zal zijn en dat maakt het werk nu juist zo leuk en afwisselend!

Quote

Als je hier kansen ziet, dan krijg je de ruimte ze te pakken.

Functie-eisen vacature Office Manager

Wat wij vragen?

Een open minded, betrokken en veelzijdige persoonlijkheid met een 'can do' mentaliteit. Je streeft naar het verlenen van uitstekende service en bent klantvriendelijk. Als office manager sta je stevig in je schoenen. Tevens ben jij besluitvaardig en neem jij je verantwoordelijkheid. Je kan snel schakelen, hebt oog voor details, bent oplossingsgericht en kan goed prioriteiten stellen. Je bent een energiek en opgewekt persoon. Jij:

  • hebt werkervaring in een vergelijkbare functie met minimaal een opleiding op MBO niveau;
  • bent gedreven en bestendig tegen stress;
  • bent nauwkeurig en accuraat;
  • bent een plan- en organisatie talent;;
  • bent digitaal vaardig, maakt nieuwe programma's snel eigen;
  • hebt administratieve werkervaring;
  • hebt cijfermatig inzicht;
  • hebt een feilloos gevoel voor de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
  • hebt eventueel kennis van de Duitse taal (is een kers op de taart);
  • toont initiatief.

Dit hebben we je te bieden:

Onze opdrachtgever is een groeiend en dynamisch Internationaal bedrijf met een prettige en informele werksfeer. Je gaat onderdeel uitmaken van een team van betrokken en enthousiaste collega's. Je hebt veel mogelijkheden om te kunnen groeien en leren. Zij streven naar een langdurige arbeidsrelatie.

  • Een creatieve werkomgeving waar verantwoordelijkheid leidt tot groei en ambities topprestaties worden.
  • Je werkt samen binnen een hecht team aan een betere wereld met een lach op je gezicht.
  • Veel ruimte voor initiatief, ondernemerschap en persoonlijke ontwikkeling.
  • Een dienstverband van 32-40 uur per week.
  • Een marktconform salaris, rond de € 3200,– o.b.v. fulltime dienstverband.
  • Goede primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden, wat dacht je bijvoorbeeld van 30 vakantiedagen.

Competenties

  • proactief;
  • structurerend;
  • energiek.

Meer weten of direct solliciteren?

Word je enthousiast van deze vacature Office Manager?
Aarzel dan niet en reageer direct op deze vacature via onze website.
Heb je na het lezen van de omschrijving toch nog vragen? Je kunt ons per mail bereiken: info@pureassistants.nl

Het Pure Personality Assessment zal onderdeel uitmaken van de sollicitatieprocedure.

Gegevens

Locatie

Utrecht

Publicatiedatum

17.11.2021

Contactpersoon

Pure Assistants
van denken naar voelen
van moeten naar plezier
van hardheid naar zachtheid
Pure Assistants Head-Office
PureAssistants
Kruisweg 70
2011 LG, Haarlem
The Netherlands

T 023 2052139
E info@pureassistants.nl
W www.pureassistants.nl
Scroll naar bovenzijde