Office Manager

Vacature Office Manager

Sta jij stevig in je schoenen? Is jouw eigen wijsheid scherp, zorgvuldig en totaal accuraat?

In deze functie ben je de rechterhand van de oprichter van dit kantoor. Dat betekent dat je met hem meedenkt: anticiperen, empathisch sturen, direct communiceren, ‘door lagen heen kunnen kijken’, verbanden zien en sensitief zijn voor vertrouwelijkheid, dat ben jij in je puurste vorm.

Je houdt van uitdagingen en zelfstandig zaken oppakken, aanpakken en doorpakken. Yes, het is gezellig op kantoor, er wordt tijdens lunches samen gewandeld, er zijn events, een vast, wekelijks borrelmoment en er is veel aandacht (en ruimte) voor de balans tussen werk en privé.

Naast dat je de rechterhand bent van deze topjurist, heb je een tweetal collega's (secretaresses in een duobaan) en zullen de juristen jou inzetten als nationale vraagbaak, troostcentrum, regelaar, organisator, financieel checkpunt, structuurbieder, handhaver. Jij bent het middelpunt waar alle kantoor dynamieken bij elkaar komen. Jij draait je hand er niet voor om om iedereen persoonlijk op waarde te schatten en van een voor hen passende persoonlijke reactie te voorzien. Dit betekent dat je beschikt over een uitgebreide set aan communicatievaardigheden, mensenkennis en gesprekstechnieken.

Je doet dit directief, doch charmant en met een aanstekelijk attitude waardoor het kantoor zowel gek van je wordt als gek op je is.

Zin in een ongelooflijk veelzijdige functie waar persoonlijke aandacht bestaat naast het gezamenlijk hard werken? Then this is the one for you.

Je aandachtsgebieden als Office Manager

De belangrijkste competenties

  • Betrouwbaar & organisatiesensitief
    Dit betekent dat er op jou gebouwd kan worden. Je mag best een beetje gek zijn, maar jouw werk is altijd af, verzorgd en kloppend. Er wordt op gerekend dat jij rapportages kan lezen, opleveren en dat je begrijpt hoe jouw functie (als rechterhand van de oprichter van dit kantoor) zich tot de collega's verhoudt.
  • Geheugen & sparringspartnering
    Jij weet alles (of zoekt het pro-actief op), je schakelt snel en bent niet bang om je uit te spreken. Omdat je bent voorbereid geldt dat wat je zegt, klopt.

Dit ga je doen:

  • Je voert het volledige office van jouw directeur, je bent discreet, je voedt het directeursoffice met organisatie, kennis en kunde en mag vanuit die positie de 'hub' zijn van het gehele kantoor.

Dat betekent:

  • Financiële administratie
    Je hoeft niet onwijs financieel onderlegd te zijn. Wel wordt van je verwacht dat je je redt met: debiteuren en crediteurenbeheer, maandelijks declaratieproces, controle tarieven en prijsafspraken.
  • Personeelszaken
    Je regelt alles bij indiensttreding van een nieuwe medewerker, je houdt overzicht over af/aanwezigheid en bijzonderheden in privéleven en kantoorleven. Ook ben je verantwoordelijk voor de aandacht voor en uitvoering van kantoorevents / feestjes.
  • Aansturing secretariaat
    Je bent de mentor van de twee secretaresses. Je begeleidt hen in het optimaal uitvoeren van de secretaressefunctie. En draagt zorgt voor het bijhouden, up-to-date maken van alle secretariaatsprocessen.
  • Externe communicatie
    Jouw communicatieskills heb je goed ontwikkeld en je hebt een taalgevoel van hier tot ginder. Je bent verantwoordelijk voor de website, de uitingen op Social Media, publicatie nieuwsbrief (en nieuwsflits), je kunt artikelen (blogs) schrijven. Ook ben je aanspreekpunt (en manager) van anderen die per periode schrijfsels dienen aan te leveren en draag je zorg voor check + update van presentaties, webinars en lesmaterialen. De advocaten schrijven hun eigen correspondentie, wel wordt er van je verwacht dat je kritisch suggesties doet.
  • Facilitair
    Het kantoor kent voor jou geen geheimen of verborgen gebreken, je monitort zowel gas / water / elektra, zorgt dat het te allen tijde representatief, opgeruimd en netjes is, je onderhoudt de contacten voor contracten / leveranciers en bent eerste aanspreekpunt voor het gebruik van het kantoor en allerlei kantoorprojecten die zich maar kunnen voordoen. (en ja! Ideeën aandragen voor verbeteringen en de uitvoering mag, heel graag.)

Quote

Vaardigheden kun je aanleren, maar persoonlijkheid verander je niet.

~ Sandra Been ~

Functie-eisen vacature Office Manager

  • Je spreekt vloeiend Nederlands, en schrijft foutloos Nederlands.
  • Je weet hoe het vak in elkaar zit en hebt al vele scenario's meegemaakt.
  • Je communiceert op een directe, respectvolle manier.
  • Uitdagingen ga je aan (en liever nog zie je die aankomen).
  • Je houdt je makkelijk staande in een omgeving met veel indrukken, dit doe je op een open en verbindende manier.
  • Je kunt makkelijk prioriteiten stellen, terwijl je zicht houdt op het grotere plaatje (niet alleen voor jezelf, maar voor het complete kantoor).
  • Je staat voor een open en feedforward werkklimaat. Denkt in samenwerkingen en werkt waar je potentie in ziet direct uit.

Je bent een Officemanager surplus. Je ‘rulet' het complete kantoor en bent daarin zowel een prettige voortrekker als betrouwbare collega.

Dit hebben we je te bieden:

  • Een te toffe functie in een dynamische werkomgeving waarin jij volledig eigenaarschap mag tonen in het totale Officemanager-spectrum.
  • Een 28 tot 36-urige werkweek (liefst 32!) in een open, gemixte groep collega’s die 95% van de tijd relaxed in de omgang zijn (maar die wel allemaal een andere attitude van je vragen).
  • Salarisindicatie ligt rond de €3.500 bij fulltime (40 uur) afhankelijk van leeftijd en ervaring.

Belangrijk: woensdag is de vaste vrije dag.

Competenties

  • accuraat to the max;
  • zelfstandig;
  • direct, maar empathisch

Meer weten of direct solliciteren?

Word je enthousiast van deze vacature Office Manager?
Aarzel dan niet en reageer direct op deze vacature via onze website. Let wel!: voor deze supervacature verwachten we ook een dijk van een motivatie.
Heb je na het lezen van de omschrijving toch nog vragen? Je kunt ons per mail bereiken: info@pureassistants.nl

Het Pure Personality Assessment zal onderdeel uitmaken van de sollicitatieprocedure.

Gegevens

Locatie

Omgeving Apeldoorn

Publicatiedatum

11.10.2019

Contactpersoon

Pure Assistants
van denken naar voelen
van moeten naar plezier
van hardheid naar zachtheid
Pure Assistants Head-Office
PureAssistants
Kruisweg 70
2011 LG, Haarlem
The Netherlands

T 023 2052139
E info@pureassistants.nl
W www.pureassistants.nl
Scroll naar bovenzijde