Managementassistente

Vacature Managementassistente

Deze vacature Managementassistent is ingevuld.

Vanwege de vervanging van een zwangerschapsverlof zoeken we binnen het secretariaat van 12 managementassistenten een managementassistente.

Wij komen met plezier naar ons werk, en wensen jou hetzelfde! Dat plezier bestaat uit prettige collega’s, een fijne werksfeer, een inhoudelijk interessante job. En laat dat nou net zijn waar wij als team voor staan en wat we jou ten volste kunnen bieden.

Je bent verantwoordelijk voor diverse secretariële en administratieve taken ten behoeve van één of meerdere managers. Je werkt binnen de afdelingen samen met andere Managementassistentes, waar mogelijk vervangen jullie elkaar.

Het secretariaat zit midden in een ontwikkelingstraject, werkwijzen en cultuur van de verschillende secretariaten wordt meer op elkaar afgestemd. Uniformiteit en uitwisselbaarheid wordt vergroot zodat beter samengewerkt kan worden. Het gaat om een dynamische functie die de nodige flexibiliteit, assertiviteit en een proactieve houding van je vraagt.

Het is belangrijk dat je affiniteit en ervaring hebt met taken op het gebied van financiën.

Dit ga je doen

  • Je beheert de agenda van meerdere managers.
  • Je organiseert bijeenkomsten en reserveert vergaderzalen.
  • Je pakt HRM-ondersteunende uitvoerende administratieve taken op voor het gilde. Dit zijn bijvoorbeeld afspraken maken met de bedrijfsarts, zaken regelen bij indiensttreding van medewerker en administratieve ondersteuning bij mutaties van medewerkers.
  • Je beheert samen met je naaste collega’s de secretariaatsmailbox en handelt verzoeken zelfstandig af. Je zorgt voor een uniforme werkwijze en een overzichtelijke mailbox.
  • Je kunt proactief en adequaat gemaakte afspraken signaleren en zorgen voor opvolging.
  • Bij afwezigheid van de collega’s op de frontoffice van het secretariaat (Servicepunt) wordt teruggevallen op bezetting door de managementassistenten, hierin heb jij ook een taak.

Quote

Vaardigheden kun je aanleren, maar persoonlijkheid verander je niet.

~ Sandra Been ~

Functie-eisen vacature Managementassistente

  • Je bent professioneel, proactief, mondig en nauwkeurig.

  • Je hebt een zelfstandige en krachtige werkhouding en je hebt goed overzicht op je eigen werk. Je bent assertief, klantgericht en communicatief zeer vaardig. Je durft op een prettige manier feedback te geven en staat open om dit ook te ontvangen.

  • Je bent in staat kennis van de processen snel eigen te maken en je weet wat er speelt.

  • Je hebt affiniteit en zichtbare ervaring met taken op het gebied van financiën.

  • Je hebt ervaring in het werken in een gezamenlijke mailbox op een secretariaat.

  • Je hebt minimaal 5 jaar werkervaring als assistent (of een vergelijkbare functie) in een dynamische omgeving bij een grote, liefst gemeentelijke/provinciale organisatie.

  • Je beheerst de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.

  • Je beheerst MS-Officepakketten Word en Outlook en hebt geen problemen met het leren van nieuwe systemen.

Wij bieden:

  • een tijdelijke functie van 23 september t/m begin maart 2020, met optie tot verlenging
  • belasting: starten met 24 uur per week (3 dagen per week) en in november opbouwen naar 36 uur per week (4 of 5 dagen per week, 32 uur in overleg)

Competenties

  • pro-actief
  • gestructureerd;
  • gevoel voor verhoudingen.

Meer weten of direct solliciteren?

Word je enthousiast van deze vacature Managementassistent?
Aarzel dan niet en reageer direct op deze vacature via onze website.
Heb je na het lezen van de omschrijving toch nog vragen? Je kunt ons per mail bereiken: info@pureassistants.nl

Het Pure Personality Assessment zal onderdeel uitmaken van de sollicitatieprocedure.

Gegevens

Locatie

Regio Utrecht

Publicatiedatum

11.09.2019

Contactpersoon

Team Pure Assistants
van denken naar voelen
van moeten naar plezier
van hardheid naar zachtheid
Pure Assistants Head-Office
PureAssistants
Kruisweg 70
2011 LG, Haarlem
The Netherlands

T 023 2052139
E info@pureassistants.nl
W www.pureassistants.nl
Scroll naar bovenzijde