Directiesecretaresse in een inspirerende omgeving

Vacature Directiesecretaresse in een inspirerende omgeving

Deze vacature staat tot het einde van het jaar on hold. Ben je wel geïnteresseerd? Laat het ons weten, wie weet kunnen we met een andere vacature iets voor je betekenen.

Duik in de kenniswereld! Vind de parels van wijsheid in een oceaan aan informatie voor onderwijs en onderzoek. Bij dé bron van academische schatten, waar de geest wordt gevoed en grenzen worden verlegd, kennen ze de weg. Wil jij bijdragen aan een plek waar boeken ademen en ideeën tot leven komen? Dit is jouw moment! Voor onze opdrachtgever zijn we op zoek naar een daadkrachtige Directie Assistent (32 tot 38 uur).

Iets voor jou? Kom maar door!

Je aandachtsgebieden als Directiesecretaresse in een inspirerende omgeving

Als Directiesecretaresse maak je deel uit van het directiesecretariaat en ondersteun je de directie en het managementteam in de uitvoering van haar taken. Het team bestaat op dit moment uit twee gemotiveerde management/office-assistenten. Ieder heeft een eigen takenpakket en neemt de werkzaamheden van collega's waar bij afwezigheid.

Als Directiesecretaresse heb je de volgende taken en verantwoordelijkheden:

agendabeheer en timemanagement van de directie;
afhandelen en archiveren van binnenkomend telefoonverkeer, e-mails en post;
organiseren en notuleren van (MT-)vergaderingen;
bewaken van de follow-up van actiepunten en besluiten;
ondersteunen van de bedrijfsvoering op het gebied van personeelszaken zoals de jaargesprekken, de organisatie van selectierondes bij vacatures (en afhandelen), archiveren en vormen van dossiers;
reserveren van zalen, verzorgen van catering en organiseren van (buitenlandse) reizen;
eventueel coördinerende en aansturende werkzaamheden mocht je dat leuk vinden;
alle andere taken die in een modern secretariaat kunnen worden verwacht.

Het is de bedoeling dat medewerkers elkaars taken bij afwezigheid kunnen overnemen. Ook kan het zijn dat je wordt ingezet op een van de andere secretariaten van dienst. Je vindt het dus fijn om onderdeel uit te maken van een team.

Quote

"Your most important work is always ahead of you, never behind you."

Functie-eisen vacature Directiesecretaresse in een inspirerende omgeving

Je weet de dag zo efficiënt mogelijk in te delen, plant, coördineert en zorgt voor adequate follow-ups. Je stelt de juiste prioriteiten, voelt je betrokken en kunt anticiperen op te nemen acties. Je bent gewend om snel te schakelen en proactief werkzaamheden naar je toe te trekken. Belangrijk is ook dat je met je persoonlijkheid en je servicegerichte instelling een positieve bijdrage levert aan het team.

Je bent een ideale collega als je een afgeronde mbo- of hbo-opleiding of ruime werkervaring als Directiesecretaresse hebt en je herkent in onderstaande punten:

ruime ervaring met verschillende softwareprogramma’s zoals MS Office, Microsoft Teams, SuccesFactors;
prioriteiten kunnen stellen en zelfstandig en nauwkeurig kunnen werken;
proactieve en oplossingsgerichte werkhouding;
verantwoordelijkheidsgevoel en een dienstverlenende instelling;
goede communicatieve en contactuele eigenschappen;
goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in het Nederlands en Engels.

Dit hebben we je te bieden:

Een dienstverband van 32 tot 38 uur per week voor de periode van een jaar met een proeftijd van twee maanden. Bij gebleken geschiktheid volgt een vast dienstverband.
Een marktconform salaris, afhankelijk van relevante ervaring bij aanvang van het dienstverband.
Heeeeel veel vakantiedagen. :-)
Een gezellige en flexibele werkomgeving.
De kans om jezelf te ontwikkelen via een breed cursusaanbod.