Directiesecretaresse

Vacature Directiesecretaresse

Je betekent graag iets voor een ander en kijkt daarbij altijd naar kansen en mogelijkheden.

Onze dynamische opdrachtgever met een maatschappelijk doel zit verspreid in de provincie Utrecht. Nu denk je maatschappelijk doel, dat is vast geitenwollen sokken. Het tegendeel is waar! Wij hebben zelden zo'n dynamische, actieve en snel schakelende maatschappelijke organisatie gezien. Ze zijn constant in ontwikkeling, staan dicht bij de mens en creëren een omgeving om het beste uit een ieder te halen. Hoe bijzonder is dat?!

Secretariaat Raad van Bestuur
Het secretariaat RvB is de spil van de organisatie. Daar gebeurt het. Daar worden de zaken geregeld, nauwlettend in de gaten gehouden en verbindingen tot stand gebracht. Hierin functioneren vind jij het leukste wat er is. Je bent senior in je vak en weet als geen ander wanneer je wat naar voren moet brengen of juist even stil moet zijn. Met jouw adaptieve vermogen leg je snel verbindingen en schakel je als de beste. Je bent een pragmaticus die het heerlijk vindt om de mouwen op te stropen. Jij gaat geen uitdaging uit de weg en neemt iedereen op een humoristische en charmante manier mee.

Er is wel een minpuntje: er zijn ontwikkelingsmogelijkheden om jouw ambitieuze persoonlijkheid te voeden. Best vervelend toch?! :-)

Dit ga je doen

Regelen, regelen en nog eens regelen. Dat kan van alles zijn: complex agendabeheer, presentaties voorbereiden, het beheren van diverse portefeuilles. Je hebt direct contact met de diverse commissies. Door jouw kordate optreden, loopt alles als een trein. In no time weet jij jezelf onmisbaar te maken voor het Raad van Bestuur en de bestuurssecretarissen. In de hectiek van de dag ben je in staat om onder grote tijdsdruk te opereren. Incidenteel ben je soms in de avonduren of in het weekend aan het werk. Oké. Een rijtje opsommingen is wel saai, maar handig om te weten waar de werkzaamheden precies uit bestaan:

Secretariële ondersteuning

  • Eerste aanspreekpunt, zowel in- als extern;
  • Complex agenda- en time management;
  • Voorbereiden, plannen, organiseren, coördineren en notuleren van vergaderingen;
  • Voorbereiden, organiseren en coördineren van diverse overige bijeenkomsten, evenementen en calls;
  • Bewaken van de follow-up van actiepunten en besluiten;
  • Verdiepen in werkprocessen;
  • Coördineren van informatiestromen;
  • Optimaal stroomlijnen en structureren van de dagelijkse gang van zaken;
  • Professionaliseren en het verder ontwikkelen van de kantoororganisatie;
  • Rol van sparring partner.

Administratieve ondersteuning

  • Post- en e-mailbehandeling;
  • E-archivering;
  • Verzorgen van presentaties;
  • Alle overige, breed bestuur ondersteunende werkzaamheden.

Representatieve taken

  • Ontvangen van gasten en bezoekers.

Quote

Vaardigheden kun je aanleren, maar persoonlijkheid verander je niet.

~ Sandra Been ~

wij zoeken:

Jij bent de ontbrekende schakel in deze leuke organisatie. Als er dingen geregeld moeten worden, neem je graag het voortouw. Die eigenaarschap heb jij van nature en anders heb jij het lef om deze met flair te pakken. Je hebt uiteraard ervaring met MS-Office en bent stressbestendig. Je denkt en werkt minimaal op HBO-niveau en kunt je zowel mondeling als schriftelijk goed verwoorden. En omdat je zo van overzicht houdt, ook hier maar even op een rijtje voor je:

Kennis

  • HBO werk- en denkniveau;
  • kennis van of interesse in ontwikkelingen op het gebied van digitale kantoorapplicaties;
  • uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;

Vaardigheden

  • bij voorkeur een afgeronde directiesecretaresse opleiding en minimaal 5 jaar werkervaring;
  • verantwoordelijk voor de structuur in de werkorganisatie;
  • je begrijpt dat de besluitvorming over vele lijnen gaat (medezeggenschapsraad, RvT, auditcommissie, OR);
  • affiniteit met de zorg.

Competenties

  • zelfstandig, weet prioriteiten te stellen;
  • probleemoplossend vermogen;
  • goed in organiseren en een flexibele houding;
  • werkt proactief en weet altijd het overzicht te bewaren;
  • accuraat, zorgvuldig en gaat integer te werk;
  • een goede samenwerker die communicatief sterk is;
  • sociaal in handelen en optreden.

Let op: als we besloten hebben je bij onze opdrachtgever voor te dragen, vragen we je om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG)

Aanbod:

  • een salaris conform de CAO;
  • werken in een maatschappelijke en dynamische organisatie waar er veel gebeurd en je dicht op de mens staat;
  • een 36 urige werkweek;
  • ontwikkelingsmogelijkheden om jouw ambitieuze persoonlijkheid te voeden;
  • een informeel en gedreven team om in te werken;
  • flexibele werkplek verspreid over de regio 'de ontmoetingsplekken', je kunt werken waar je wilt en nodig is.

Competenties

  • pro-actief;
  • zelfstandig;
  • discreet.

Interesse in deze functie?

Word je enthousiast van deze vacature Directiesecretaresse?
Aarzel dan niet en reageer direct op deze vacature via onze website.
Heb je na het lezen van de omschrijving toch nog vragen? Je kunt ons per mail bereiken: info@pureassistants.nl

Het Pure Personality Assessment zal onderdeel uitmaken van de sollicitatieprocedure.

Gegevens

Locatie

Regio Utrecht

Publicatiedatum

22.02.2021

Contactpersoon

Pure Assistants
van denken naar voelen
van moeten naar plezier
van hardheid naar zachtheid
Pure Assistants Head-Office
PureAssistants
Kruisweg 70
2011 LG, Haarlem
The Netherlands

T 023 2052139
E info@pureassistants.nl
W www.pureassistants.nl
Scroll naar bovenzijde