Bestuurssecretaresse van de wethouder

Functieomschrijving vacature Bestuurssecretaresse van de wethouder

De sluitingsdatum is 11 april 16.00 uur.

Je bent een echte duizendpoot. Je maakt onderdeel uit van een zelforganiserend team dat administratief en secretarieel één of meerdere bestuurders over de hele breedte van hun portefeuille ondersteunt. Je hebt er plezier in om telkens nieuwe uitdagingen op te pakken. Je fungeert als intermediair tussen de bestuurders, inwoners, directeuren van partner organisaties en ambtenaren rond diverse inhoudelijke onderwerpen. Je hebt toegang tot veel vertrouwelijke informatie en gaat daar natuurlijk en van nature discreet mee om.

Je hoofdtaken

Jouw opdracht is dat je:

  • Op de hoogte bent van zaken die spelen binnen de portefeuille van de bestuurder en helder en snel met de bestuurder en met het team communiceert over de voortgang.
  • Overzicht houdt op de workload in een dynamische omgeving en de juiste prioriteiten weet te stellen.
  • Grip houdt op de complexe agenda en actief scant op belangrijke berichten in de mailboxen.
  • De agenda’s programmeert en zorgt dat de voorbereiding voor de diverse afspraken correct en tijdig beschikbaar is.
  • Op eigen initiatief mailberichten afhandelt of bespreekt met de bestuurder en/of het team.
  • Je met jouw collega’s de planning en de bezetting op de secretariaten regelt.
  • Een actieve bijdrage levert aan het teamoverleg met de bestuurs(communicatie)adviseurs vanuit de agendatechnische (on)mogelijkheden.

Quote

Your most important work is always ahead of you, never behind you.

Functie-eisen vacature Bestuurssecretaresse van de wethouder

Wij zoeken iemand die:

  • kordaat, dienstverlenend, accuraat, flexibel, stressbestendig en positief is ingesteld en die een echte teamplayer is;
  • minimaal 3 jaar recente werkervaring heeft als secretaresse van een wethouder, burgemeester of een lid van College van Bestuur van een grotere gemeentelijke of vergelijkbare overheidsorganisatie;
  • gewend is te werken in een complexe setting en die voorbeelden kan geven van hoe je daarin de juiste prioriteiten stelt en hoe je jezelf, de bestuurder en de omgeving kan managen;
  • een tovenaar is op het gebied van complexe agendering;
  • aantoonbare interesse heeft in het werken in een politiek-georiënteerde omgeving, acteert op HBO werk- en denkniveau en beschikt over een flinke dosis politieke sensitiviteit;
  • natuurlijk zeer digitaal-vaardig is en bij voorkeur al bekend is met de systemen die gebruikt worden (Outlook, iBabs, Zaaksysteem, Digiplaza).

Dit hebben we je te bieden:

We zoeken iemand die op relatief korte termijn kan starten en die de vacature (na infaseren) kan invullen voor 32 – 40 uur per week voor in ieder geval de komende 6 maanden. Het gaat dus om een tijdelijke functie. De werksfeer wordt gekenmerkt door aanpakken, samenwerken en humor. Vakantieverlof dient zoveel mogelijk tijdens de recesperioden te worden opgenomen.

Competenties

  • gestructureerd;
  • zelfstandig;
  • pragmatisch.

Meer weten of direct solliciteren?

Word je enthousiast van deze vacature Bestuurssecretaresse van de wethouder?
Aarzel dan niet en reageer direct op deze vacature via onze website.
Heb je na het lezen van de omschrijving toch nog vragen? Je kunt ons per mail bereiken: info@pureassistants.nl

Het Pure Personality Assessment zal onderdeel uitmaken van de sollicitatieprocedure.

Sluitingsdatum van deze vacature is 11 april 16.00 uur

Gegevens

Locatie

Omgeving Utrecht

Publicatiedatum

06.04.2019

Contactpersoon

Team Pure Assistants
van denken naar voelen
van moeten naar plezier
van hardheid naar zachtheid
Pure Assistants Head-Office
PureAssistants
Kruisweg 70
2011 LG, Haarlem
The Netherlands

T 023 2052139
E info@pureassistants.nl
W www.pureassistants.nl
Scroll naar bovenzijde