Senior bestuursassistent/secretaresse 24u p/w

Senior bestuursassistent/secretaresse 24u p/w

De sluitingsdatum van de vacature Senior bestuursassistent/secretaresse is verstreken.

Voor onze opdrachtgever zijn wij op zoek naar een zeer ervaren bestuursassistent. Het team van bestuursassistenten valt onder de afdeling Bestuursondersteuning die het college van B&W ondersteunt en adviseert. De circa 15 secretaresses variëren van enthousiaste medior tot ervaren senior. Zij werkten tot recent als zelfsturend team en waren als aanspreekpunten verdeeld over de zeven wethouders, de burgemeester en de gemeentesecretaris. Om het team meer te ontlasten en beter toe te rusten op de toekomst is besloten om de structuur te wijzigen. Om te voorkomen dat dit een te zware wissel trekt op het hard werkende team zoeken wij vooralsnog drie extra senior bestuursassistenten die het team operationeel versterken én tegelijkertijd de leiding en de collega’s vanuit ervaring bijstaan bij de implementatie van de nieuwe werkwijze.

De werksfeer wordt gekenmerkt door aanpakken, samenwerken en humor. Het stadskantoor is uitstekend bereikbaar per fiets en per openbaar vervoer. Het is niet verstandig om met de auto te komen.

Je hoofdtaken

  • Overzicht houden op de workload in een dynamische omgeving en daarin de juiste prioriteiten stellen.
  • Grip houden op de complexe agenda en op eigen initiatief mailberichten afhandelen of bespreken met de bestuurder en/of het team;
  • Op de hoogte zijn van zaken die spelen binnen de portefeuille van de toegewezen bestuurders en helder en snel met de bestuurders en met het team communiceren over de voortgang.
  • De agenda’s programmeren en zorgen dat de voorbereiding voor de diverse afspraken correct en tijdig beschikbaar is.
  • Een actieve bijdrage leveren aan het teamoverleg met de bestuurs(communicatie)adviseurs vanuit de agendatechnische (on)mogelijkheden
  • Alle inspanning plegen om bovengemiddeld bij te dragen aan de gewenste omslag in cultuur, structuur en dienstverlening.

Quote

Your most important work is always ahead of you, never behind you.

Wij zoeken iemand met:

Wij zoeken iemand met aantoonbare interesse in het werken in een politiek-georiënteerde omgeving, die acteert op HBO werk- en denkniveau en die beschikt over een flinke dosis politieke sensitiviteit.

  • Je hebt natuurlijk overwicht en brengt rust in je omgeving;
  • Je hebt een stevige ervaring als secretaresse/assistent en daarin minimaal 3 jaar recente werkervaring als secretaresse/assistent van een wethouder, burgemeester of een lid van College van Bestuur van een grotere gemeentelijke of vergelijkbare overheidsorganisatie
  • Je bent gewend te werken in een complexe setting en om daarin de juiste prioriteiten te stellen. Jij weet hoe je jezelf, de bestuurder en de omgeving kan managen;
  • Je bent een tovenaar op het gebied van complexe agendering;
  • Jouw collega’s beschrijven je als kordaat, dienstverlenend, accuraat, flexibel, stressbestendig, verzorgd en positief en een echte teamplayer.
  • Natuurlijk ben jij zeer digitaal-vaardig en je bent bij voorkeur al bekend met de systemen die wij gebruiken (Outlook, iBabs, Zaaksysteem, Digiplaza)

Dit hebben we je te bieden:

  • Periode: z.s.m. tot 31 september 2019, met de optie tot verlenging
  • Belasting: 24u per week.
  • Zowel interim als detachering is mogelijk

Competenties

  • nauwkeurig;
  • representatief;
  • stressbestendig en snel kunnen schakelen.

Meer weten of direct solliciteren?

Word je enthousiast van deze vacature Senior bestuursassistent/secretaresse?
Aarzel dan niet en reageer direct op deze vacature via onze website.
Heb je na het lezen van de omschrijving toch nog vragen? Je kunt ons per mail bereiken: info@pureassistants.nl

Het Pure Personality Assessment zal onderdeel uitmaken van de sollicitatieprocedure.

Sluitingsdatum: 12 januari 2019

Gegevens

Locatie

Utrecht

Publicatiedatum

03.01.2019

Contactpersoon

Team Pure Assistants
van denken naar voelen
van moeten naar plezier
van hardheid naar zachtheid
Pure Assistants Head-Office
PureAssistants
Kruisweg 70
2011 LG, Haarlem
The Netherlands

T 023 2052139
E info@pureassistants.nl
W www.pureassistants.nl
Scroll naar bovenzijde